Накази керівника підприємства поділяють на три основні групи:

• накази з основної діяльності;
• накази з адміністративно­господарських питань;
• накази з особового складу.

Таку класифікацію наведено, зокрема, у Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів. Аналогічну класифікацію містять Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.

Накази з особового складу, у свою чергу, мають такі підвиди:

• про прийняття на роботу;
• про звільнення з роботи;
• про переміщення;
• про суміщення;
• про надання матеріальної допомоги;
• про заохочення;
• про відрядження;
• про надання відпусток тощо.

Секретарі, працівники служби діловодства та відділу кадрів мають ознайомлювати з підписаними наказами керівника їх виконавців або осіб, яких ці накази стосуються. Цей процес дуже важливий. Обов’язковість ознайомлення під розписку з деякими видами наказів (зокрема, з особового складу) навіть передбачено у трудовому законодавстві. Зокрема, у статті 149 Кодексу законів про працю України (КЗпП) сказано, що дисциплінарне стягнення оголошується в наказі (розпорядженні) і повідомляється працівникові під розписку.

Порядок доведення наказів до виконавців або осіб, яких стосуються ці документи, регламентують в локальній інст­рукції з діловодства.

Запис про ознайомлення з наказом або незгоду з ним

Свідченням того, що працівник ознайомився з наказом та бере до відома його положення, є особистий підпис працівника, біля якого наведено дату ознайомлення. Особистий підпис потрібно розшифрувати — вказати поряд із ним ініціали та прізвище.

Якщо працівник не згоден з текстом наказу або його окремими пунктами, він має право висловити свою незгоду, наприклад, зазначивши: «З наказом не згоден» або «Не згоден з пунктом 1 наказу». Відзначимо, що це право поширюється лише на накази з особового складу. Секретар, працівник служби діловодства або відділу кадрів не може заперечувати проти внесення такого запису до наказу з особового складу.

Порядок внесення та оформлення записів про незгоду з текстом наказу не визначено у національних стандартах, що стосуються діловодства. А тому його необхідно регламентувати в локальній інструкції з діловодства — у доповненні до розділу про порядок доведення розпорядчих документів до працівників. Таке доповнення розробляють секретар, працівники служби діловодства, відділу кадрів та юридичної служби. Його вносять до інструкції за наказом керівника. У доповнен­ні мають бути встановлені вимоги до оформлення записів про ознайомлення з наказами або незгоду з ними. Розглянемо ці вимоги.

Запис про ознайомлення працівника з наказом повинен мати такий склад:

• слова «З наказом ознайомлений (ознайомлена)»;
• особистий підпис працівника;
• розшифрування особистого підпису — ініціали, прізвище;
• дата ознайомлення.

Працівник може висловити своє ставлення до формулювання тексту наказу з особового складу, зокрема, незгоду з ним. Незгоду засвідчують нижче слів «З наказом ознайомлений (ознайомлена)» або замість них.

Особистий підпис та його розшифрування розташовують нижче запису про ознайомлення з наказом або незгоду з ним.

Під підписом обов’язково зазначають дату ознайомлення працівника з наказом або дату внесення запису про незгоду з ним. Наприклад:

З наказом ознайомлений.

Заїка М. О. Заїка

23.06.2011

З наказом не згоден.

Марченко А. Т. Марченко

29.06.2011

Працівників підприємства необхідно ознайомлювати з наказами з особового складу незалежно від того, містить таку вимогу КЗпП чи ні.

Виправлення у наказах: чи можливо?

Навіть якщо підписаний керівником наказ безпосередньо стосується працівника, останній не має права вносити будь­які зміни до наказу, закреслювати «неправильні», на його думку, слова або цифри. Це ж стосується й інших працівників, які помітили неточність чи помилку у тексті наказу або в його реквізитах. Закреслення та виправлення у підписаному керівником наказі недопустимі. Їх не має права робити навіть керівник, який підписав наказ. Адже через певний час буде незрозуміло, коли і ким внесено виправлення. А це може призвести до правових непорозумінь. Врешті решт, наказ з виправленнями може бути визнано таким, що не має юридичної сили або є підробкою.

Якщо працівник відмовляється ставити підпис про ознайомлення з наказом…

Трапляється, що працівник не погоджується ставити підпис про ознайомлення з наказом. Проблема загострюється, якщо вимога щодо ознайомлення працівників з цим видом наказів (під розписку) міститься у законодавчих актах чи внутрішніх нормативних документах. У цьому разі секретар, працівник служби діловодства або відділу кадрів має скласти акт про відмову від проставлення підпису про ознайомлення з наказом.

У зазначеному акті вказують, що працівник у присутності посадових осіб (перелічують їх посади, прізвища та ініціали) ознайомився з текстом наказу, але від проставлення підпису відмовився. Акт обов’язково має містити дату, коли працівник отримав наказ для ознайомлення. Акт підписують особи, які були присутні під час ознайомлення працівника з наказом. Таких осіб має бути не менше трьох. Після підписання акт подають на розгляд керівнику для прийняття подальших рішень. Приклад оформлення акта про відмову працівника від проставлення підпису про ознайомлення з наказом наведено у Додатку 1.

Акти цього виду реєструють відповідно до правил реєстрації внутрішніх документів. Їх потрібно зберігати в окремій справі, а не групувати разом з наказами. На самому наказі роблять такий запис:

Петренко П. Л. від проставлення підпису про ознайомлення з наказом відмовився. Акт від 31.05.2011 № 01­34­87.

Працівник не зобов’язаний повідомляти причину відмови від проставлення підпису про ознайомлення з наказом. Але якщо працівник повідомив осіб, що підписують акт, про причину відмови, то у записі про відмову та в акті варто зафіксувати цю причину. Наприклад:

Петренко П. Л. від проставлення підпису про ознайомлення з наказом відмовився через незгоду з формулюванням п. 2 наказу. Акт від 31.05.2011 № 01­34­87.

Цей запис засвідчує своїм підписом особа, відповідальна за ознайомлення з наказами. Поруч із підписом зазначають дату внесення запису.

Ознайомлення працівників з наказами з основної діяльності та адміністративно­ господарських питань

Процедура ознайомлення працівників з наказами керівника з основної діяльності та адміністративно­господарських питань дещо інша. Ці накази доводять до виконавців з метою інформування про прийняті управлінські рішення та для організації виконання цих наказів. При ознайомленні посадових осіб з такими наказами можливе лише одне формулювання: «З наказом ознайомлений». Цю відмітку про ознайомлення оформлюють так само, як на наказах з особового складу. Якщо працівник не згоден з рішенням керівника, викладеним у наказі з основної діяльності або адміністративно­господарських питань, він все рівно повинен поставити підпис про ознайомлення з наказом та виконувати наведені в ньому завдання. Невиконання наказів є порушенням трудової дисципліни, що тягне за собою накладення дисциплінарного стягнення відповідно до трудового законодавства. У статті 147 КЗпП «Стягнення за порушення трудової дисципліни» передбачено такі види стягнень:

• догана;
• звільнення.

У законодавстві, статутах і положеннях про дисципліну можуть бути передбачені й інші дисциплінарні стягнення для окремих категорій працівників.

Що ж має робити виконавець, стикнувшись з проблемами під час виконання наказу, переконавшись, що передбачені в ньому дії матимуть небажані для підприємства наслідки? У цьому разі потрібно повідомити керівника, що підписав наказ, або посадову особу, на яку покладено контроль за виконанням наказу, про складну ситуацію. Таке інформування має здійснюватися у письмовій формі — наприклад, у формі доповідної записки. У доповідній записці слід чітко обгрунтувати необхідність призупинення дії наказу, його відміни чи термінового внесення змін (див. Додаток 2). Причинами зазначених заходів можуть бути:

• невідповідність положень підписаного наказу вимогам чинного законодавства, внутрішнім нормативним документам, правилам, встановленим органом вищого рівня;
• можливі негативні для підприємства економічні, виробничі, технологічні наслідки.

Варто пам’ятати, що після направлення доповідної записки керівнику наказ не скасовується, а робота з його виконання не призупиняється. Подальший перебіг роботи з виконання наказу залежатиме від реакції керівника на доповідну записку. Зокрема, керівник може прийняти рішення про призупинення чинності наказу, його скасування або внесення відповідних змін. У цьому випадку резолюція керівника має містити чітке визначення подальших дій. Наприклад, доручення посадовим особам підприємства підготувати проект наказу про відповідні управлінські дії — призупинення чинності наказу, скасування наказу, внесення змін до наказу.

Порядок спільного виконання наказів

Керівник може доручити виконання наказу або його окремих пунктів одночасно кільком виконавцям. У цьому разі необхідно визначити основного виконавця. Основний виконавець має право узагальнювати пропозиції інших співвиконавців та подавати їх на розгляд керівнику. Якщо пропозиції деяких співвиконавців із принципових питань не враховано в зведеному варіанті пропозицій, що подається керівнику, основний виконавець зобов’язаний проінформувати керівника про ці пропозиції та про причини їх відхилення. Усі неузгодженості, що виникають у групі співвиконавців, мають бути врегульовані до завершення виконання наказу.

Наприклад, керівник доручив групі підлеглих підготувати проект нормативного документа, що буде затверджуватися наказом керівника. Перш ніж подавати проект керівнику на підпис, його співвиконавці мають врегулювати всі спірні питання щодо нього. Жоден із них не має права розробляти та представляти керівнику власний проект — адже доручення дано групі виконавців. Це буде порушенням службової етики та порядку роботи з документами.

Порядок роботи груп співвиконавців наказів має бути регламентований у внутрішньому нормативному документі, зокрема, в інструкції з діловодства.

Насамкінець відзначимо: постійні проблеми при організації виконання наказів керівника підприємства свідчать про недостатній рівень корпоративної культури і, зокрема, культури діловодства.        

НОРМАТИВНА БАЗА

Кодекс законів про працю України вiд 10 грудня 1971 р. № 322­VIII (із змінами і доповненнями)

Наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України «Про затвердження Переліку типових документів» від 20 липня 1998 р. № 41, зареєстровано в Мін’юсті 17 вересня 1998 р. за № 576/3016 (із змінами і доповненнями)

Наказ Державного комітету архівів України «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» від 16 березня 2001 р. № 16, зареєстровано в Мін’юсті 8 травня 2001 р. за № 407/5598 (із змінами і доповненнями)

Право працівника робити запис про незгоду з текстом наказу або його окремими пунктами поширюється лише на накази з особового складу — ті, що безпосередньо стосуються цього працівника

Жоден із працівників не має права робити виправлення у наказі — навіть керівник, який підписав його

Додаток 1

Приклад оформлення акта про відмову працівника від проставлення підпису про ознайомлення з наказом

Товариство з обмеженою відповідальністю

«Мальви»

АКТ

20.06.2011 № 01­34­163

м. Суми

Про відмову Паливоди Т. Б.

від проставлення підпису 
про ознайомлення з наказом

Акт складено про те, що 20 червня 2011 р. у присутності начальника служби діловодства Маковій О. М., документознавця Доброї Д. В., головного спеціаліста відділу кадрів Баценко О. В. провідний спеціаліст відділу маркетингу Паливода Т. Б. ознайомилася з наказом директора ТОВ «Мальви» від 20 червня 2011 р. № 23­С «Про оголошення догани Паливоді Т. Б.» та відмовилася від проставлення підпису про ознайомлення з ним.

Начальник служби діловодства                Маковiй          О. М. Маковій

Документознавець                                      Добра             Д. В. Добра

Головний спеціаліст відділу кадрів                      Баценко          О. В. Баценко

Додаток 2

Приклад оформлення доповідної записки про необхідність внесення змін до наказу

Служба діловодства ДОПОВІДНА ЗАПИСКА 02.06.2011 № 02-32-183 м. Суми Про наказ директора ТОВ «Мальви» від 01.06.2011 № 198

Директору ТОВ «Мальви» Добриводі Р. Ю.

Інформую Вас, що під час виконання наказу «Про удосконалення Процедури адміністрування договорів» від 01.06.2011 № 198 виявлено невідповідність п. 3 наказу локальним нормативним документам. У п. 3 наказу передбачено реєстрацію договорів у системі електронного документообігу на стадії їх погодження з посадовими особами товариства. Це суперечить п. 6.21 Інструкції про порядок організації договірної роботи в ТОВ «Мальви» (далі — Інструкція). У п. 6.21 Інструкції передбачено, що договори необхідно реєструвати після їх підписання директором товариства чи особою, якій делеговано право підписання окремих видів договорів та угод.

Крім того, вимога реєструвати договори на стадії погодження не відповідає Процедурі адміністрування договорів (розділ 5 «Реєстрація договорів, угод та додатків до них»), яка забороняє реєстрацію документів, що стосуються договірної роботи, до завершення їх погодження у структурних підрозділах товариства та до їх підписання уповноваженою особою.

Щоб узгодити формулювання зазначеного наказу та вимоги внутрішніх нормативних документів, вважаю за необхідне внести до наказу зміни. Зокрема, викласти п. 3 у такій редакції:

«3. Директору департаменту інформаційних технологій Лебедівському М. А. розробити в системі електронного документообігу (Модуль «Погодження договорів») маршрут проходження проектів договорів таким чином, щоб позиція «Реєстрація договору» містилася після позиції «Договір підписано усіма сторонами».

Начальник служби діловодства    Маковiй                    О. М. Маковій

організовуємо документообіг

Світлана СЕЛЬЧЕНКОВА,

начальник управління діловодства, формування та зберігання Національного архівного фонду Державного комітету архівів України, канд. іст. наук

Контроль за виконанням документів — важлива функція управління. Його мета — сприяння своєчасному та якісному виконанню управлінських рішень на підприємстві, забезпечення керівника інформацією для оцінки діяльності працівників, структурних підрозділів, філій. Секретар має добре володіти технологією та технікою організації контролю за виконанням документів, вміти обчислювати строки виконання та знати порядок їх зміни. Тож, розглянемо ці питання

Організація контролю за виконанням документів

Розрізняють такі види контролю за виконанням документів:

• контроль по суті вирішення питання, виконання доручення;
• контроль за строками виконання завдання.

Контроль по суті вирішення питання здійснює керівник (підприємства або структурного підрозділу) чи спеціально уповноважена особа. Контроль по суті — це оцінка того, наскільки правильно та повно вирішено питання.

Контроль за строками виконання документів на великих підприємствах, як правило, здійснює спеціальний підрозділ або група контролю, що є складовою служби діловодства, на невеликих підприємствах — секретар. У структурних підрозділах перевірку виконання документів покладають на секретаря або іншу особу, відповідальну за діловодство.

Основними завданнями групи контролю (працівника, що здійснює контроль) є:

• відстеження руху та фіксація фактичного виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів, що мають важливе значення, а також вказівок (доручень) керівництва;
• узагальнення відомостей, одержаних під час відстеження процесу та результатів виконання, доведення цих відомостей до керівництва в зручному формалізованому вигляді;
• вироблення пропозицій щодо прискорення документопотоків і зміцнення виконавської дисципліни.

Перелік документів, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням

Для здійснення дієвого контролю за виконанням документів на кожному підприємстві має бути розроблено перелік документів, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням. Перелік складають з урахуванням специфіки діяльності та структури підприємства. До нього включають обов’язковий мінімум документів, виконання яких береться на контроль.

Перелік документів, що підлягають контролю за виконанням, періодично переглядають з метою внесення нових або виключення застарілих положень, уточнення та вдосконалення формулювань.

Перелік затверджують як самостійний документ або як додаток до інструкції з діловодства.

Документи, зазначені в переліку, можна поставити на контроль ще до того, як їх розглядатиме керівник. Їх ставлять на контроль і в тому разі, якщо керівник не надавав спеціальних доручень щодо їх контролю. На документи, включені до переліку, складають додаткові примірники реєстраційно­контрольних карток (РКК), які використовують потім з метою конт­ролю. За вказівкою керівництва на контроль можуть бути поставлені і такі документи, які переліком не передбачено.

Строки виконання документів

Строки виконання документів визначаються у нормативно­правових актах, організаційно­розпорядчих документах або резолюціях керівництва.

Строки виконання внутрішніх документів обчислюють у календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, вхідних документів — з дати надходження. Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, то документ підлягає виконанню не пізніше робочого дня, що передує неробочому дню.

Типові строки виконання документів визначено у нормативно­правових актах. Наприклад, депутатський запит має бути виконаний у 15­денний строк від дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України. Звернення народного депутата України й депутата місцевої Ради — протягом 10 днів від дня одержання, у разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки — не пізніше як у місячний строк. Бухгалтерський звіт і річний баланс (розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними) — у 15­денний строк з дня одержання. Телеграми, що вимагають термінового виконання, — до 2 днів. Решта — протягом 10 днів. Строк розгляду запитів на публічну інформацію — не пізніше 5 робочих днів з дня отримання запиту. Якщо запит стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

Законодавством встановлено строки виконання для всіх категорій звернень громадян^[1].

Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів. Якщо завдання (доручення) потребує термінового виконання, слід зазначити конкретний строк виконання.

Якщо у зверненні порушено питання, яке не входить до компетенції підприємства, то воно не пізніше як через 5 днів пересилається за належністю до відповідного органу або посадовій особі, про що повідомляється заявникові.

Типові строки можуть встановлюватися відомчими під­за­конними актами, наприклад: про надання статистичної і фі­нансової звітності, про подання претензій щодо якості про­дук­ції, апеляцій на рішення фінансових і судових органів тощо.

На підприємстві можуть бути встановлені типові для даного підприємства строки виконання певних видів документів. Це регламентується інструкцією з діловодства підприємства.

Індивідуальні строки виконання документів встановлюють керівник підприємства та керівники структурних підрозділів під час розгляду документів. Індивідуальний строк виконання зазначають у резолюції або в самому документі. Іноді інди­ві­дуальний строк виконання документа відрізняється від типового, встановленого для цієї групи документів (наприклад, для розгляду звернень громадян керівник встановлює менший строк виконання, якщо розв’язання порушеного питання є не­відкладним). У розпорядчих документах і рішеннях коле­гіаль­них органів строк виконання зазначають у кожному пункті. При визначенні тривалості строку виконання доку­мен­та враховують його зміст та практичні можливості щодо підготовки відповіді. Для документів, що містять складні завдання, можуть бути встановлені триваліші строки виконан­ня — місяць, квартал, півроку, рік. У цьому разі необхідно роз­ділити доручення на етапи і контролювати виконання кожного етапу окремо.

Порядок зміни строків виконання документів

Типові строки виконання певних категорій документів змінюють шляхом прийняття нового нормативно­правового акта.

Індивідуальний строк виконання документа можна змінити лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила.

Якщо керівник, який встановив строк виконання документа, відсутній, змінити строк може особа, яка його заміщає. Строк може бути продовжено, якщо виконавець подасть керівникові обгрунтоване прохання про це не пізніше як за 3 робочих дні до встановленої дати виконання, а для документів, на яких не зазначено дати виконання, — за 3 робочих дні до закінчення граничного 30­денного строку від дати одержання документа.

Строки виконання термінових і оперативних доручень не продовжуються.

Про всі випадки зміни строку виконання документів відповідальний виконавець своєчасно інформує групу контролю (секретаря) для внесення змін до РКК (новий строк, дата зміни, підпис).

Технологія і техніка організації контролю

Процес контролю за виконанням документів складається з таких етапів:

• узяття документів на контроль, формування картотеки документів, що підлягають контролю, або автоматизованої бази даних;
• перевірка своєчасності доведення документів до ви­конавця(­ів);
• попередні перевірки й регулювання роботи щодо виконання поставлених завдань;
• облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;
• інформування керівництва про роботу і підсумки виконання документів;
• повідомлення про роботу і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів;
• зняття документів з контролю;
• формування картотеки виконаних документів.

Початок операцій з контролю, тобто взяття документа на контроль, збігається з моментом реєстрації документа.

Якщо документ має конкретну дату виконання, зазначену в тексті, або входить до переліку документів, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням, його має право поставити на контроль служба діловодства під час реєстрації. Вхідні документи ставлять на контроль після того, як керівник розглянув їх та зазначив у резолюціях індивідуальні строки виконання.

У разі постановки на контроль документів, що містять низку завдань, виконання яких доручено різним виконавцям, служба контролю бере на контроль кожне доручення або завдання.

Під час постановки документа на контроль на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту, проставляють відмітку про контроль — літеру «К» або напис чи штамп «Контроль». Таку ж відмітку проставляють у реєстраційній формі.

Форму контролю обирають виходячи з можливостей підприємства. Це може бути традиційна строкова картотека або автоматизована система контролю за виконанням документів.

Ведення контрольної картотеки

Строкову картотеку ведуть для здійснення контролю за виконанням документів в ручному режимі. При цьому використовують РКК, заповнені при реєстрації документів, та картотечну шухляду з картонними чи пластмасовими роздільниками. Діловодна служба вносить до РКК прізвища виконавців, зміст резолюцій керівника та всі наступні відмітки про проходження і виконання документів. РКК складають також на усні доручення керівника підприємства.

РКК документів, що перебувають на контролі, групують у спеціальні контрольні картотеки або у відповідному розділі довідкової картотеки.

Картки у контрольній картотеці розміщують у спеціальній шухляді, що має 33 роздільники — тридцять один роздільник відповідно до кількості днів місяця та два додаткові роздільники. Додаткові роздільники мають таке призначення:

• нульовий — для карток на документи, виконання яких передбачалося у попередньому місяці (з простроченими строками виконання);
• 33­й — для документів, виконання яких заплановано на наступний місяць або на іншій, триваліший, строк.

Картки систематизують за строками виконання документів, за виконавцями, групам документів (накази керівника, доручення вищих органів, рішення колегій тощо).

На практиці зазвичай картки розташовують за строками виконання. Працівник групи контролю (секретар) щодня переглядає масив карток і готує ті картки та матеріали до них, які за строками або відповідно до програми перевірки виконання підлягають їй наступного дня.

Перевірки та регулювання роботи з виконання поставлених завдань

Після постановки документа на контроль група контролю або працівник, відповідальний за контроль, перевіряють, чи своєчасно його доведено до виконавця(­ів).

Протягом строку виконання документа група контролю (секретар) здійснює поточні перевірки з виконання поставлених у документі завдань. Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

• завдань наступного року — не рідше одного разу на рік;
• завдань наступних місяців поточного року — не рідше одного разу на місяць;
• завдань поточного місяця — кожні десять днів і за п’ять днів до закінчення строку.

Таким чином, група контролю (секретар) виявляє документи, строк виконання яких минає, і нагадує про це виконавцям у письмовому вигляді. Нагадування може стосуватися виконання окремого завдання або документа в цілому. Крім того, можна відібрати всі документи і завдання, доручені певному виконавцеві, і попередити його про те, що строки виконання спливають. Подеколи практикують розсилання нагадувань, які містять відомості про документи, що перебувають в одному або кількох структурних підрозділах.

Строки здійснення попередніх перевірок виконання документів мають бути закріплені в інструкції з діловодства або в регламенті роботи підприємства.

Результати перевірок, як правило, отримані по телефону або під час безпосереднього запиту в структурному підрозділі (у виконавця), та нагадування відбивають у РКК (графа «Контрольні відмітки»). При цьому попередні записи не закреслюють. Відповідальність за правильність інформації несуть виконавці.

Якщо в процесі розгляду питання документ передається від одного виконавця до іншого, все це фіксують на зворотному боці картки.

Узагальнення відомостей про хід виконання документів

Дані про перебіг і результати контролю за виконанням документів необхідно періодично аналізувати.

Як правило, відомості про стан виконавської дисципліни узагальнюють і подають у вигляді зведень або переліків.

У зведеннях про виконання документів (див. Додаток 1), що підлягають контролю, оперують цифровими показниками, рознесеними за відповідними графами.

Зведення можуть бути щомісячними, щотижневими, щоденними. На підприємствах з документообігом понад 25 тис. аналіз може здійснюватися за видами документів (доручення, накази, рішення колегій тощо). Переліки не виконаних у встановлений строк документів (див. Додаток 2) надсилають до структурних підрозділів­виконавців і після заповнення відповідних граф повертають до групи контролю.

Зведення про невиконані документи дають змогу вивчити роботу управлінського апарату. Зокрема, вони показують:

• де документи систематично затримуються;
• де виконуються своєчасно;
• строки виконання яких груп документів найчастіше не дотримуються.

Такий аналіз дає змогу виявити причини порушення строків виконання документів.

Про стан виконання документів інформують керівництво підприємства. Ці питання мають розглядатися на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів (колегії, дирекції, правління тощо).

На підставі результатів аналізу розробляють заходи щодо прискорення виконання документів, підвищення якості виконавської дисципліни, удосконалення організації контролю й управління в цілому.

Порядок зняття документів з контролю

Документ знімає з контролю керівник, який поставив його на контроль, або за його дорученням працівник служби діловодства.

Документи, що мають типові строки виконання, знімають з контролю за рішенням контролюючого підрозділу служби діловодства.

Документ уважається виконаним і знімається з контролю після фактичного виконання доручень по суті, документованого підтвердження виконання та повідомлення результатів зацікавленим підприємствам і особам. Окрім того, документ вважається виконаним, якщо в матеріалах про виконання не надано додаткових доручень і документи не повернуто на доопрацювання. Якщо виконання документа не документувалося (тобто заявнику не направляли письмову відповідь), відмітку про виконання роблять на самому документі­запиті. Її проставляють у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Передавання документів на виконання іншим працівникам не є підставою для зняття документів з контролю або перенесення строків виконання.

Якщо контрольна служба встановлює, що зміст, форма та процедура виконання не відповідають суті завдання, вона має право повернути документ на доопрацювання без продовження строків виконання.

Технічні операції завершуються зняттям документів з контролю після їх фактичного виконання. Про це роблять відмітку у спеціальній графі РКК, де зазначають, що і коли зроблено, проставляють підпис особи, яка підтверджує виконання (відповідальний виконавець), вказують дату остаточного виконання або відправлення документа.

При знятті документів з контролю слід мати на увазі, що листи­запити до інших установ з метою уточнення ситуації, з’ясування будь­яких обставин, отримання необхідних даних тощо не є підставою для визнання документа виконаним.

Після зняття документа з контролю контрольні картки на виконані документи доцільно переміщувати в картотеку виконаних документів, систематизуючи їх за виконавцями або питаннями діяльності підприємства. Це дасть змогу у разі необхідності простежувати фактичний перебіг виконання документів, виявляти повторювані труднощі, визначати завантаженість і дисциплінованість окремих працівників, встановити середні строки виконання однотипних документів.

Автоматизована форма контролю

Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп’ютерних програм, що дають можливість вести оперативний контроль, або є складовою комплексної програми автоматизації документообігу.

Документи з резолюціями, що мають планову дату виконання, автоматично потрапляють до електронної контрольної картотеки. Реєстраційна картка документа, який підлягає контролю, отримує відповідну відмітку і пересилається в папку «На контролі» автора резолюції. Доступ до цієї папки можуть мати користувачі, які здійснюють контроль за виконанням документів. Якщо таких працівників немає, контроль може здійснювати автор резолюції.

При автоматизованій формі контролю за виконанням документів пошук необхідної інформації здійснюється за видами документів, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання і змістом. Відомості про виконання документів можуть автоматично складатися за заданою формою й надходити на комп’ютер керівника. Автоматизована система контролю за виконанням документів дає змогу вести постійний статистичний аналіз виконавської дисципліни на підприємстві.

Таким чином, чітко організований контроль і перевірка виконання — основа успішного здійснення підприємством поставлених перед ним завдань. Підвищенню ефективності контролю за виконанням і виконавської дисципліни сприяє чіткий розподіл праці на підприємстві, правильно складені положення про структурні підрозділи і посадові інструкції працівників, що забезпечують визначення відповідального виконавця; чіткі й однозначні формулювання доручень та строків виконання у резолюціях керівництва, висока якість підготовки документів. 

Документи, які підлягають обов’язковому контролю за виконанням на всіх підприємствах:

• закони України;
• постанови Верховної Ради України;
• укази, розпорядження Президента України;
• постанови, розпорядження, доручення Кабінету Міністрів України;
• запити та звернення народних депутатів України;
• рішення і розпорядження органів місцевого самоврядування;
• накази, доручення вищих органів;
• накази керівника підприємства;
• рішення колегіального органу підприємства, якщо такий є;
• листи, що надійшли з інших підприємств, з резолюціями керівників цих підприємств;
• звернення громадян;
• інформаційні запити на публічну інформацію