Правильне заповнення листка непрацездатності (далі — ЛН) має важливе значення, оскільки підтверджує поважність причини відсутності працівника на роботі і дає підстави для отримання ним допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах, які виплачуються за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — ФСС з ТВП), а також оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця.

Порядок заповнення ЛН визначає Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом Міністерства охорони здоров’я України, Міністерства праці та соціальної політики України, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (далі — ФСС НВ) від 3 листопада 2004 року № 532/274/136-ос/1406 (далі — Інструкція).

ЗАПОВНЕННЯ ЛИСТКА НЕПРАЦЕЗДАТНОСТІ В МЕДИЧНОМУ ЗАКЛАДІ

Бланк ЛН складається з трьох частин: корінця, лицьового та зворотного боків (див. додаток). У медичному закладі заповнюється корінець і лицьовий бік ЛН.

Корінець — це відривна частина, яку заповнює лікуючий лікар або молодший медичний працівник з медичною освітою і підписує хворий. Корінець залишається в закладі охорони здоров’я. Згідно з пунктами 2.1–2.3 Інструкції у корінці фіксується (підкреслюється), чи є цей ЛН «первинним» чи «продовженням» попереднього. Якщо ЛН є «продовженням», зазначають номер попереднього ЛН. Далі вказують прізвище, ім’я та по батькові (повністю) непрацездатного, місце роботи (повна назва підприємства, установи, організації; далі — підприємство), дату видачі ЛН, прі­звище лікаря, номер медичної картки амбулаторного чи стаціонарного хворого. Особа ставить свій підпис у графі «Підпис одержувача».

Лицьовий бік бланка ЛН, який видається хворому, також заповнює лікуючий лікар або молодший медичний працівник з медичною освітою. Спершу зазначається інформація про первинність чи продовження ЛН (підкреслюється слово «первинний» або «продовження» і в разі продовження зазначається номер і серія попереднього ЛН). Ця інформація є дуже важливою для оплати ЛН, оскільки за одним страховим випадком може бути видано кілька ЛН на продовження попередніх, а перші п’ять днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві чи профзахворюванням, за рахунок коштів роботодавця оплачуються лише за першим ЛН.
Якщо працівникові видано кілька «первинних» ЛН, перші п’ять днів непрацездатності оплачуються за рахунок коштів роботодавця за кожним з них, якщо в заключному висновку ЛН щоразу зазначено, що працівник має стати до роботи. Наступний випадок захворювання незалежно від встановленого діагнозу і дати видачі ЛН вважається іншим страховим випадком.

Відповідно до пункту 3.1 Інструкції на лицьовому боці ЛН вказують також:

Далі вносять дані про первинний (у перший день видачі ЛН) і заключний діагнози хворого та шифр діагнозу відповідно до Міжнародної статистичної класифікації хвороб та споріднених проблем охорони здоров’я десятого перегляду, ухваленої 43 Всесвітньою асамблеєю охорони здоров’я 1 січня 1993 року (далі — МКХ-10).

Про причину непрацездатності можна дізнатися за кодом, підкресленим у відповідній графі. Саме за записом у цій графі визначають, який із двох фондів соціаль­ного страхування (ФСС з ТВП чи ФСС НВ) фінансуватиме допомогу по тимчасовій непрацездатності працівника. Якщо буде підкреслено код 4 (нещасний випадок на виробництві та його наслідки), то в графі «Примітка» лікар повинен зазначити дату встановлення нещасного випадку на виробництві. Але цього недостатньо для того, щоб ФСС НВ профінансував допомогу по тимчасовій непрацездатності, оскільки в разі нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання обов’язковою умовою є наявність актів Н-1, Н-5 і П-4.

Важливою є інформація про призначений лікарем режим (стаціонарний, амбулаторний, постільний, домашній, санаторний, вільний тощо), який зазначається у відповідній графі лицьового боку ЛН. У ра­зі недотримання хворим призначеного ре­жиму лікар повинен записати дату порушення у графі «Відмітка про порушення режиму» і засвідчити цей запис своїм підписом. Вид порушення викладається у гра­фі «Примітка». До порушень належать, зокрема, такі:

Запис про порушення режиму є підставою для застосування норми частини 2 стат­ті 36 Закону України «Про загально­обо­в’яз­кове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездат­ності та витратами, зумовленими похо­ванням» від 18 січня 2001 року № 2240-ІІІ (далі — Закон № 2240), згідно з якою в разі порушення без поважних причин встановленого лікарем режиму застрахована особа втрачає право на допомогу по тимчасовій непрацездатності з дня допущення порушення на строк, установлений рішенням комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства.

У разі невчасного відвідання лікаря, якщо пацієнта визнано непрацездатним, ЛН продовжується з дня відвідання лікаря. Якщо пацієнта визнано працездатним, то у графі «Стати до роботи» після зазначення числа і місяця робиться запис: «З’я­вився працездатним», а ЛН закривається датою, встановленою лікарем для огляду хворого. Оскільки ця дата не збігається з датою появи працівника на роботі, роботодавець має право розглядати таку різницю в часі як прогул.

Якщо непрацездатна особа перебуває в стаціонарі

Про перебування непрацездатної особи в стаціонарі свідчить запис у графі «Перебував у стаціонарі», де вказуються да­ти прибуття та виписки зі стаціонарного відділення.

У графі «Перевести тимчасово на ін­шу роботу» зазначаються дати тимчасового переведення хворого на іншу роботу за медичним висновком, що засвідчується підписом голови ЛКК і круглою печаткою закладу охорони здоров’я.

Особам, у яких тимчасова непрацездат­ність настала поза місцем постійного проживання (роботи), ЛН видається за під­пи­сом головного лікаря у графі «Видачу листка непрацездатності дозволяю», який засвідчується круглою печаткою закладу охорони здоров’я.

ЛН містить кілька граф, у яких фіксується проходження хворим МСЕК та її висновок. У графі «Направлений до МСЕК» записується дата направлення документів хворого до МСЕК, що підтверджується підписом голови ЛКК. У графі «Оглянутий у МСЕК» зазначається дата огляду хворого. У рядку «Висновок МСЕК» робиться запис про стан здоров’я пацієнта («Визнано інвалідом ... групи та ... категорії», «Інвалідом не визнано, працездатний», «Інвалідом не ви­знано, потребує доліковування»), який голова МСЕК повинен засвідчити своїм під­писом та печаткою МСЕК.

Якщо хворого визнали інвалідом

У разі визнання хворого інвалідом дата встановлення інвалідності обо­в’язково вказується в ЛН і має збігатися з днем надходження (реєстрації) до МСЕК документів, потрібних для огляду хворого (п. 3.11 Інструкції). Цією датою ЛН закривається.

Якщо інвалідність не встановлено, але працівника визнано непрацездатним, то на підставі висновку МСЕК ЛН продовжу­ється за рішенням ЛКК закладу охорони здоров’я. Якщо працівника визнано працездатним, у графі «Стати до роботи» зазначається дата, наступна за датою огляду в МСЕК.

Графа «Звільнення від роботи» заповнюється внесенням послідовних записів про періоди непрацездатності:

- у першому стовпчику «З якого числа» лікар арабськими цифрами вказує дату видачі ЛН (число, місяць, рік);
- у другому стовпчику «До якого числа включно» словами лікар записує дату продовження ЛН (число і місяць);
- у третьому стовпчику зазначаються посада та прізвище лікаря (завідувача відділення або голови ЛКК відповідно);
- у четвертому стовпчику «Підпис та печатка лікаря» весь запис засвідчується підписом лікаря та його печаткою.

Число і місяць, коли працівник має приступити до роботи, записують словами в гра­фі «Стати до роботи». У цьому записі ука­зується прізвище лікаря, засвідчене його підписом та печаткою закладу охорони здоров’я «Для листків непрацездатності».

У разі продовження тимчасової непрацездатності лікар повинен підкреслити слова «Продовжує хворіти» і вказати номер нового ЛН.

Якщо листок непрацездатності видано у зв’язку з вагітністю та пологами

У графі «Звільнення від роботи» ЛН, який видається у зв’язку з вагітністю та пологами, одним рядком записують сумарну тривалість відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і дату відкриття ЛН, а в графі «Стати до роботи» — дату закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Такий ЛН має бути засвідчений підписом лікаря та завідувача жіночої консультації, а для іногородніх жінок — ще й підписом керівника закладу охорони здоров’я та печаткою лікувального закладу. Додаткові дні післяпологової відпустки в разі ускладнених пологів і багатоплідної вагітності оформлюються окремим (додатковим) бланком ЛН, який видається за місцем спостереження вагітної, і також як і основний ЛН, затверджується підписом лікуючого лікаря, завідувача жіночої консультації, а для іногородніх жінок ще й керівником цього медичного закладу (п. 9 Інструкції). Цей ЛН видається на 14 календарних днів, крім жінок, яких віднесено до І–ІV категорій постраждалих внаслідок аварії на ЧАЕС.

Підставою для видачі ЛН є довідка зі стаціонару медичного закладу, де відбувалися пологи, яка обов’язково має бути засвідчена підписом головного лікаря і пе­чаткою цього закладу.

Якщо хворого направлено зі стаціонару до реабілітаційного відділення санаторно-курортного закладу на доліковування

Якщо хворого направлено зі стаціонару до реабілітаційного відділення санаторно-курортного закладу на доліковування, у графі ЛН «Стати до роботи» робиться за­пис: «Доліковування в санаторно-курортному закладі» і зазначається дата початку і закінчення путівки. У графі «Видано новий листок непрацездатності (продовження) №» зазначається номер нового ЛН, який заповнюється в цьому ж закладі охорони здоров’я. У графі «Причина непрацездатності» нового ЛН підкре­слю­ється «захворювання загальне — 1», у графі «Ре­жим» записується «Санаторний», у графі «Звільнення від роботи» у першому стовп­чику («З якого числа») зазначається дата початку путівки. У правому верхньому куті ЛН ставиться печатка закладу охорони здоров’я «Для листків непрацездатності».

Дальше оформлення такого ЛН здійснюється в реабілітаційному відділенні санаторно-курортного закладу. У графі «Перебував у стаціонарі» зазначають дати госпіталізації та виписки з реабілітаційного відділення. У графі «Звільнення від роботи» у другому стовпчику «До якого числа включно» зазначається дата виписки. У графі «Стати до роботи» словами пишуть число і місяць, коли працівникові потрібно стати до роботи, зазначають посаду, прізвище лікаря та завідувача реабілітаційного відділення. Їхні підписи засвідчуються круглою печаткою санаторно-курортного закладу. Якщо тимчасова непрацездатність триває, підкреслюється «ПРОДОВЖУЄ ХВОРІТИ».

Якщо хворого направлено на протезування

У разі направлення хворого на протезування в умовах стаціонару протезно-ортопедичного підприємства у графі «Причина непрацездатності» підкреслюється «Орто­педичне протезування — 9», у графі «Пе­ре­бував у стаціонарі», крім дати, ставиться відмітка протезно-ортопедичного підприємства, а в графі «Звільнення від ро­бо­ти» вказуються дати початку і закінчення протезування з урахуванням часу проїзду.

На бланку ЛН допускається не більше двох виправлень. Виправлення підтвер­джуються записом: «Виправленому вірити», підписом лікуючого лікаря та печаткою за­кладу охорони здоров’я «Для листків непрацездатності». Пункти 2 і 4 графи «Причина непрацездатності» виправленню не підлягають (п. 3.3 Інструкції).

Номери бланків ЛН, дати видачі, продовження, дати відвідування лікаря, направлення на повторний огляд, виписки на ро­боту обов’язково фіксують у медичній кар­тці амбулаторного чи стаціонарного хворого.

ЗАПОВНЕННЯ ЛИСТКА НЕПРАЦЕЗДАТНОСТІ ЗА МІСЦЕМ РОБОТИ ХВОРОГО

Чинним законодавством не встановлено строку, протягом якого працівник зобо­в’язаний повідомити адміністрацію підприємства про те, що йому видано ЛН. Зазвичай працівник подає ЛН у перший день виходу на роботу після закінчення тимчасової непрацездатності. Подання ЛН обґрунтує причину відсутності працівника на роботі, а також дасть можливість вчасно нарахувати допомогу по тимчасовій непрацездатності і виплатити її в найближчий день, установлений на підприємстві для виплати заробітної плати (ч. 2 ст. 52 Закону № 2240).

У день виходу на роботу працівник віддає закритий у закладі охорони здоров’я ЛН табельникові або іншій особі, уповноваженій приймати ЛН. Зворотний бік ЛН заповнюється відповідальними особами за місцем основної роботи.

Заповнення листка непрацездатності табельником

Табельник або уповноважена особа заповнює перший розділ зворотного боку ЛН, у якому вказує:

Табельник передає ЛН до відділу кадрів.

Заповнення листка непрацездатності у відділі кадрів

У відділі кадрів заповнюють другий розділ зворотного боку ЛН. Якщо працівник має право на пільги, що впливають на визначення розміру оплати ЛН (не­залежно від тривалості страхового стажу в розмірі 100 % середньої заробітної плати), кадровик у другому розділі зворотного боку ЛН має підкреслити рядок, який свідчить про те, що:

Інших категорій пільговиків цим розділом ЛН не визначено. Разом із тим до ветеранів війни належать також особи, віднесені до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань» від 23 березня 2000 року № 1584-ІІІ.

Крім того, працівникові відділу кадрів слід дописати в другому розділі зворотного боку ЛН ще дві категорії пільговиків:

Обчислення страхового стажу для оплати листка непрацездатності

У другому розділі вказують тривалість страхового стажу працівника, визначену на день настання тимчасової непрацездатності, оскільки від цього залежить розмір оплати ЛН. Якщо в період непрацездатності виповнюється стаж такої тривалості, що дає право на оплату ЛН у більшому розмірі, перерахунок не робиться, оскільки це не передбачено законодавством.

Тривалість страхового стажу застрахованої особи працівник відділу кадрів або інша уповноважена особа підприємства зазначає в другому розділі зворотного боку ЛН на день настання тимчасової непрацездатності. Конкретна тривалість страхового стажу не вказується, а лише підкреслюється належність до тієї чи іншої стажевої групи:

Починаючи з 1 січня 2011 року, страховий стаж обчислюється за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру загально­обов’яз­ко­вого державного соціального страхування (далі — Державний реєстр), а до впрова­дження цієї системи — у порядку та на умо­вах, передбачених законодавством, що діяло раніше (ч. 2 ст. 7 Закону № 2240). Тому, у разі потреби, за інформацією щодо визначення тривалості страхового стажу для визначення розміру допомоги по тим­часовій непрацездатності та оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця, набутого після 1 січня 2011 року, застрахованій особі слід звертатися до терито­ріального органу Пенсійного фонду України (далі — ПФУ) за місцем взяття на облік підприємства як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, який згідно з пунктом 9 частини 1 статті 14 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загально­обов’язкове державне соціальне страхування» від 8 липня 2010 року № 2464-VІ зобов’язаний безкоштовно надавати на вимогу застрахованих осіб інформацію, що міститься на їхніх персональних облікових картках у Державному реєстрі. 

У пункті 3.3 Положення про Державний реєстр загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління ПФУ від 8 жовтня 2010 року № 22-1, зазначено, що індивідуальні відомості про застраховану особу з Державного реєстру надаються на паперових носіях за формою ОК-7-з «Індивідуальні відомості про застраховану особу» (наводиться в додатку до цього Положення) після пред’явлення застрахованою особою паспорта, довідки податкових органів про присвоєння ідентифікаційного номера або свідоцтва про загальнообов’яз­кове державне соціальне страхування чи пенсійного посвідчення.

Для тих працівників, у яких страховий стаж станом на 1 січня 2011 року дорівнював або перевищував вісім років, а також тих, що відповідно до чинного законодавства мають право на оплату ЛН у розмірі 100 % середньої заробітної плати незалеж­но від тривалості страхового стажу (що підтверджується документами), питання що­до обчислення страхового стажу не виникає. Якщо тривалість страхового стажу працівника на час настання тимчасової непрацездатності буде менше чотирьох років або в межах від п’яти до семи років, можна буде обійтися без звернення до ПФУ. Потреба у використанні даних, що містяться в системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру, виникає у випадках оплати ЛН, виданих після 1 січня 2011 року працівникам, тривалість страхового стажу яких — на межі переходу з однієї стажевої групи в іншу, тобто вони мають страховий стаж понад чотири або понад сім років.

Звернути увагу

До 1 січня 2011 року документом, на підставі якого визначалась тривалість загального трудового стажу, що зараховується до страхового стажу, була трудова книжка. Якщо її нема або якщо в ній нема відповідного запису, підтвердженням загального трудового стажу можуть бути довідки, витяги з наказів, особові рахунки та відомості про видачу заробітної плати, інші документи, що містять дані про місце та час роботи.

Інформація про тривалість страхового стажу та пільги має значення лише під час оплати ЛН за рахунок коштів ФСС з ТВП (крім ЛН, виданого у зв’язку з вагітністю та пологами, який оплачується за рахунок коштів ФСС з ТВП у розмірі 100 % середньої заробітної плати без урахування тривалості страхового стажу). Якщо ж тимчасова непрацездатність настала внаслідок нещасного випадку на виробництві чи професійного захворювання і фінансується, відповідно, за рахунок коштів ФСС НВ, другий розділ зворотного боку ЛН не заповнюють.

Наприкінці другого розділу зворотного боку ЛН кадровик вказує свою посаду, прізвище і ставить підпис.

Заповнення листка непрацездатності комісією із соціального страхування

Після заповнення ЛН табельником і кад­ровиком він передається до комісії (упов­новаженого) із соціального страхування підприємства, що створюється (обирається) на підприємстві на підставі частини 3 статті 50 Закону № 2240.

Комісія (уповноважений) із соціального страхування розглядає підстави та правильність видачі (продовження) ЛН, перевіряє наявність усіх потрібних реквізитів (підписів лікарів, печатки закладу охорони здоров’я тощо) і ухвалює рішення про призначення або відмову в призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності, а також про припинення (повністю або част­ково) її виплати.

У своїй роботі комісія (уповноважений) керується Положенням про комісію (уповноваженого) підприємства, установи, організації із загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затвердженим постановою правління ФСС з ТВП від 23 червня 2008 року № 25 (далі — Положення № 25).

Якщо ЛН оформлений належним чином, комісія (уповноважений) із соціального страхування визначає право працівника на його оплату, що обов’язково відображається в протоколі засідання комісії (рішенні уповноваженого) із соціального страхування підприємства.

Використовуючи інформацію перших двох розділів зворотного боку ЛН, комісія (уповноважений) заповнює третій розділ зворотного боку ЛН, у якому зазначає:

Також зазначається розмір виплати у відсотках до середньої заробітної плати залежно від тривалості страхового стажу працівника (ст. 37 Закону № 2240):

Якщо комісія (уповноважений) із соці­ального страхування підприємства ухвалила рішення про відмову в оплаті ЛН, то у третьому розділі зворотного боку ЛН вказують причини відмови. Їх також вказують у відповідному розділі протоколу за­сідання комісії (рішенні уповноваженого).

Якщо причиною непрацездатності став нещасний випадок на виробництві або професійне захворювання, комісія (уповноважений) із соціального страхування підприємства в третьому розділі зворотного боку ЛН записує реквізити актів, передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1232, якою затверджено Порядок проведення розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань і ава­рій на виробництві, а саме:

- акта про нещасний випадок, пов’я­заний з виробництвом (форма Н-1);
- акта розслідування нещасного випадку (аварії), що стався (сталася) на виробництві (форма Н-5);
- акта розслідування причин виникнення хронічного професійного захворювання (форма П-4).

Після заповнення третього розділу зворотного боку ЛН член комісії (уповноважений) із соціального страхування, якому доручено заповнення ЛН, ставить свій підпис, зазначає дату і прізвище. Потім ЛН разом із протоколом засідання комісії (рішенням уповноваженого) із соціального страхування підприємства передається до бухгалтерії для оплати.

Заповнення листка непрацездатності в бухгалтерії

Четвертий розділ зворотного боку ЛН «Довідка про заробітну плату» заповнюється бухгалтером. У цьому розділі вказують:

Використовуючи наведені дані, бухгалтер заповнює відповідні графи розділу «Належить до виплати». Усі розрахунки засвідчує своїм підписом головний (старший) бухгалтер. У повністю заповненому ЛН зазначається прізвище керівника, засвідчується його підписом та печаткою підприємства.

Якщо розрахунок середньої заробітної плати провадиться автоматизовано, для спрощення роботи бухгалтерії під час оформлення ЛН дозволяється не заповнювати розділ «Довідка про заробітну плату»(п. 22 Порядку № 1266). При цьому до ЛН обов’язково додається розрахунок середньої заробітної плати, засвідчений підписами керівника, головного бухгалтера та печаткою підприємства.

Жінкам, які належать до I–IV категорій постраждалих внаслідок аварії на ЧАЕС, видається ЛН у зв’язку з вагітністю і пологами з 27 тижнів вагіт­ності тривалістю 180 календарних днів (90 днів на період допологової відпустки і 90 — на період післяпологової відпустки). (п. 6.3 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров’я України від 13 листопада 2001 року № 455).

журнал «Довідник кадровика»,
Ірина ЄРЕМЕНКО,
експерт з питань соціального страхування у зв’язку 
з тимчасовою втратою працездатності,