Зокрема, у документі зазначено, що дотримання вимог і рекомендацій щодо порядку здійснення документування, встановлених цією Інструкцією, є обов’язковим для всіх працівників загальноосвітніх навчальних закладів.
Працівники, прийняті на роботу, повинні бути ознайомлені з вимогами Інструкції та виконувати їх.
Відповідальність за організацію діловодства, зміст, якість підготовки та оформлення документів в загальноосвітніх навчальних закладах несуть їх керівники.
У загальноосвітніх навчальних закладах діловодство здійснюється державною мовою.
На документах, що складають у загальноосвітньому навчальному закладі його найменування повинно відповідати найменуванню, зазначеному в статуті. Скорочене найменування загальноосвітнього навчального закладу може застосовується в разі, коли воно офіційно зафіксовано у статуті.
Всі книги та журнали (крім класних), що ведуться у загальноосвітніх навчальних закладах, поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються та підписуються керівником. Підпис керівника засвідчується печаткою навчального закладу.
Накази з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу) оформлюються у друкованому вигляді. Після підписання керівником, реєструються у книгах реєстрації наказів. Звертаємо увагу, що серед обов’язкової документації відсутня окрема книга наказів про рух учнів, але є книга наказів з адміністративно-господарських питань
Книги реєстрації наказів повинні містити таку інформацію: номер наказу, дата його реєстрації, заголовок (короткий зміст).
У кінці календарного року оригінали наказів групуються у справи (у хронологічному порядку), кожна сторінка яких нумерується, прошнуровується.
Справи підписуються керівником та спеціально призначеною для ведення діловодства особою. Підписи засвідчуються печаткою загальноосвітнього навчального закладу.
Накази нумеруються у порядку їх видання в межах календарного року; нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу.
Передбачено збереження:
- протоколів (педагогічної ради, загальних зборів (конференції) колективу, атестаційної комісії, державних атестаційних комісій тощо) та книги (журнали) реєстрації протоколів - 5 років
- робочого навчального, річного, перспективного планів роботи навчального закладу – 5 років.
Введено складання номенклатури справ. Номенклатура справ - це обов’язковий для кожного загальноосвітнього навчального закладу систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються, із зазначенням строків зберігання справ.
Наказом МОНУ 