працюємо з документами Ведення особових справ — одна з важливих ділянок кадрової роботи. Чи на всіх працівників слід вести особові справи? Які документи долучати до особової справи? Відповіді на ці запитання містить законодавство у сфері загального діловодства. За нашими рекомендаціями ви зможете правильно сформувати особову справу для нового працівника та провести внутрішній аудит уже заведених справ Оформлення особової справи Ключові слова: особова справа; особовий листок з обліку кадрів; доповнення до особового листка; автобіографія; внутрішній опис документів особової справи; обкладинка особової справи Особова справа — це сукупність документів, що містять найповніші відомості про трудову діяльність працівника та його біографічні дані, зокрема відомості про освіту, військову службу, сімейний стан, місце проживання, державні нагороди (відзнаки), заохочення тощо. Склад обов’язкових документів особової справи визначено законодавством. Особову справу формують у певній послідовності після укладення трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу. Відповідно до Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І—III ступенів, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000 № 240, особові справи педагогічних працівників ведуть обов’язково. Чи вести особові справи на працівників, професії яких належать до робітничих чи найпростіших, навчальний заклад вирішує самостійно. Але практика кадрового діловодства доводить, що доцільно вести особові справи на матеріально відповідальних осіб незалежно від категорії, до якої належать їхні професії (посади). Документи, які мають бути в особовій справі Документом, що регламентує порядок формування особової справи, зокрема й у навчальних закладах, є Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 (далі — Правила роботи архівних підрозділів). Згідно з пунктом 3.2.12 Правил роботи архівних підрозділів документи в особовій справі необхідно групувати у хронологічному порядку в міру їх поповнення. Під час їх формування слід дотримуватися такої послідовності: - внутрішній опис документів особової справи;
- заява про прийняття на роботу або трудовий договір у письмовій формі (оригінал заяви, другий примірник трудового договору);
- направлення на роботу (молодого спеціаліста, від служби зайнятості тощо) або подання (зазвичай складають у разі, якщо призначення на посаду здійснює орган управління вищого рівня);
- особовий листок з обліку кадрів (далі — особовий листок); автобіографія;
- копії документів про освіту (зокрема й про підвищення кваліфікації, перепідготовку);
- копії особистих документів (зокрема й тих, що підтверджують право на пільги та компенсації);
- копії розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника (або витяги зі зведених наказів чи розпоряджень); доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки, характеристики, інші документи.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! «Інші документи» — це зазвичай: витяг із протоколу уповноваженого органу про призначення (обрання) на посаду (якщо призначення або обрання на посаду здійснюється зборами засновників, акціонерів тощо, з’їздами, конференціями або зборами членів трудових колективів, громадських організацій тощо); матеріали проведення атестацій; списки наукових праць чи винаходів (за наявності); копії свідоцтв про народження дітей (які не досягли 15-річного віку) або дитини-інваліда (віком до 18 років). За необхідності навчальний заклад також може долучати до особової справи резюме працівника; примірник договору про повну матеріальну відповідальність (для матеріально відповідальних осіб); медичні висновки (або їх копії), видані працівникові під час прийняття на роботу та в процесі трудової діяльності (у випадках, передбачених законодавством). ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! До особової справи не включають: посадову (робочу) інструкцію; копії наказів (розпоряджень) про надання відпусток, направлення у відрядження, стягнення, заохочення, зміну облікових даних (прізвище, ім’я, по батькові); довідки про місце проживання, склад сім’ї, розмір заробітної плати. Деякі з цих відомостей вносять до доповнення до особового листка з обліку кадрів (стягнення, заохочення, зміна облікових даних) та/або до трудової книжки (заохочення, зміна облікових даних). Оформлення документів особової справи
нового працівника Щоб сформувати особову справу нового працівника, необхідно запропонувати йому заповнити особовий листок і скласти автобіографію, виготовити копії особистих документів. Особовий листок В особовому листку працівник наводить відомості про себе, вказує відомості про навчання, військову службу, роботу, на якій він працював до прийняття на роботу в навчальний заклад, на основі паспорта, військового квитка, трудової книжки, документів про освіту, інших особистих документів. Працівник повинен заповнити особовий листок власноруч в одному примірнику без скорочень, виправлень та помарок. На особовий листок наклеюють фотографію працівника. ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Після заповнення особового листка жодних змін і доповнень (закінчив інститут, одружився, народилася донька тощо) до нього не вносять. Окрім особового листка, слід оформити доповнення до особового листка. У цьому документі керівник навчального закладу (секретар чи інша особа, відповідальна за ведення діловодства) повинен фіксувати всі зміни, які відбуватимуться з працівником з моменту прийняття на роботу (переведено на іншу посаду, переміщено на інше робоче місце, змінено назву посади, запроваджено суміщення посад, заохочено грошовою премією з нагоди ювілею, оголошено догану, змінено прізвище у зв’язку зі шлюбом тощо). ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! До доповнення до особового листка не вносять відомості про перебування у відпустках чи запровадження режиму неповного робочого часу. Якщо ж працівника прийнято на іншу посаду на умовах внутрішнього сумісництва, слід оформити окрему особову справу. Автобіографія Автобіографія — це документ, в якому особа, що його складає, подає стислий опис свого життя та діяльності. Автобіографію можна оформлювати на стандартному аркуші паперу формату А4 або на трафаретному бланку (що містить приблизний перелік питань, на які необхідно відповісти). У кінці тексту автобіографії працівник має зазначити дату і поставити особистий підпис. Керівник навчального закладу повинен перевірити відповідність відомостей, зазначених в особовому листку та в автобіографії, відомостям в особистих документах працівника. Копії особистих документів Правилами роботи архівних підрозділів передбачено долучення до особової справи копій особистих документів. Зазвичай до особової справи включають копії таких документів, як: - паспорт;
- облікова картка фізичної особи — платника податків (довідка про присвоєння ідентифікаційного номеру);
- документи про освіту та підвищення кваліфікації;
- документи, які дають право на пільги, передбачені чинним законодавством.
Хто саме має виготовляти копії особистих документів, нормативними актами не врегульовано. Керівник навчального закладу (або інша особа, відповідальна за діловодство у закладі) має засвідчити копії особистих документів працівника, що включають до особової справи, — оформити відмітку про засвідчення копії документа згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), затвердженим наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55, наприклад: Згідно з оригіналом Директор Добривечір В. П. Добривечір 15.09.2011 ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо копія документа містить кілька аркушів (сторінок), засвідчуйте кожну сторінку. Формування особової справи Після того як працівник оформив необхідні документи, їх необ-хідно згрупувати в папку, оформити обкладинку особової справи. Зверніть увагу на те, що при первинному оформленні особової справи її сторінки не нумерують (це роблять вже після звільнення працівника при підготовці до передання справи на архівне зберігання). Внутрішній опис документів має відображати, які документи включили до особової справи. Такий опис заповнюють при первинному оформленні особової справи.
За матеріалами: ПРАКТИКА УПРАВЛІННЯ ЗАКЛАДОМ ОСВІТИ ■ № 03/2013 | 
