Колективний договір після його укладення підлягає повідомній реєстрації районними державними адміністраціями, районними в містах Києві та Севастополі державними адміністраціями, виконавчими комітетами сільських, селищних та міських Рад.

Повідомна реєстрація колективних договорів провадиться на підставі Положення про порядок повідомної реєстрації галузевих і регіональних угод, колективних договорів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 5 квітня 1994 р. № 225 (далі - Положення).

Колективний договір подається на реєстрацію сторонами, які його підписали, в трьох примірниках (два оригінали і копія).

Колективний договір, що подається на реєстрацію повинен:

- не суперечити вимогам чинного законодавства і умовам угод більш високого рівня, обов'язковим для всіх суб'єктів, що перебувають в сфері дії сторін, які їх підписали;

- містити інформацію про джерела фінансування заходів щодо надання додаткових (порівняно з чинним законодавством) соціальних пільг і гарантій: за рахунок власних коштів підприємств, установ, організацій, галузі, місцевого бюджету тощо;

- відповідати вимогам законодавства про мови і викладатися за загальними нормами правопису.

Звертаємо Вашу увагу на те, що зазначені вимоги не мають юридичного впливу на результат його реєстрації. У випадку виявлення невідповідності колективного договору даним вимогам місцеві органи державної виконавчої влади не мають права відмовити в його реєстрації.

У разі виявлення такої невідповідності державний реєстратор у написі про реєстрацію в графі «Примітка або рекомендації реєструючого органу» може зазначити усі недоліки, що містяться в договорі, та встановити строк їх усунення.

На практиці трапляються випадки, коли працівники органів реєстрації встановлюють додаткові вимоги, наприклад: вимагають, щоб сторінки колективного договору були пронумеровані, прошнуровані (зшиті) та скріплені печаткою установи, безпідставно вимагають для себе не копію, а оригінал колективного договору у вигляді третього примірника, відмовляють у реєстрації без внесення до колективного договору тих чи інших змін тощо. Такі дії працівників органів реєстрації не відповідають Порядку повідомної реєстрації колективних договорів, встановленому Положенням.

У повідомній реєстрації може бути відмовлено лише в тому разі, якщо подані на реєстрацію примірники і копія колективного договору не будуть автентичними.

Законодавством не встановлений період, протягом якого сторони повинні здійснити реєстрацію колективного договору, тому допускається договірне регулювання цього питання. Тобто сторони на власний розсуд встановлюють строк подання колдоговору на реєстрацію.

Разом із колективним договором на реєстрацію подають усі додатки до нього, протоколи розбіжностей, а також інформацію про склад повноважних представників сторін, які брали участь у колективних переговорах. Під час реєстрації відповідні органи на двох примірниках і копії роблять напис за встановленим зразком та відповідний запис у реєстрі.

Реєстрація проводиться у двотижневий термін з дня одержання колективного договору. Не пізніше наступного дня після реєстрації чи прийняття рішення про відмову в реєстрації перший і другий примірники колективного договору повертаються сторонам, які подали їх на реєстрацію. Копія цих документів зберігається реєструючим органом.

Інформація про повідомну реєстрацію колективних договорів публікується в офіційному виданні відповідного реєструючого органу.

Зміни і доповнення, що вносяться до колективного договору, підлягають повідомній реєстрації в такому самому порядку.