знищення документів Інформаційні технології все активніше використовують у діловодстві. Однак ще багато документів створюють на паперових носіях. Численні справи з документами потребують чимало місця для зберігання у приміщеннях загальноосвітнього навчального закладу. Тож постає питання вилучення для знищення тих документів, практичне значення яких вичерпалося, а строк зберігання закінчився Ключові слова: типові документи; строки зберігання документів; експертиза цінності документів; комісія з проведення експертизи цінності документів Що варто знати про знищення
документів у загальноосвітніх
навчальних закладах? Інформація, яка міститься в документах, має різну практичну і культурну цінність. У більшості документів, створюваних у діяльності загальноосвітнього навчального закладу, інформація має практичну цінність упродовж відносно короткого періоду і втрачає її після використання з оперативною метою, тому зберігати такі документи недоцільно. Частина документів містить інформацію, що становить наукову та історико-культурну цінність незалежно від часу. Такі документи зберігають постійно. Строки зберігання документів:
нормативна база Залежно від цінності інформації, що міститься в документах, визначають строки їх зберігання. Строки зберігання типових документів (таких, що створюються в управлінській діяльності загальноосвітнього навчального закладу) визначають за Переліком типових документів, який розробляє Державна архівна служба України. Нині чинним є Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 (із змінами, далі — Перелік № 41). Зауважимо, що на цей час Державна архівна служба України розробила проекти нових нормативно-правових актів, які регулюватимуть проведення експертизи цінності документів. Зокрема, складено новий Перелік типових документів, який затверджено наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 (далі — новий Перелік типових документів). У новому Переліку типових документів змінено строки зберігання низки важливих документів, зокрема, наказів з адміністративно-господарських питань, наказів про надання працівникам деяких видів відпусток. Новий Перелік типових документів набере чинності з 1 січня 2013 року. Строки зберігання документів, специфічних для певних галузей народного господарства, визначають за відомчими переліками, затверджуваними відповідними міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади. Одним з основних нормативних документів, що регулює питання організації архівної справи на підприємстві, є Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 р. № 16 (із змінами, далі — Правила № 16). Відповідно до Переліку № 41 та Правил № 16 документи можуть мати такий строк зберігання: • тимчасовий (до 10 років включно); • тривалий (понад 10 років); • постійний. Тимчасовий строк зберігання документів Найбільш типовими є такі тимчасові строки зберігання документів (до 10 років включно), як 3 роки та 5 років. Строк зберігання «3 роки» мають, зокрема, накази з адміністративно-господарських питань, деякі види наказів з особового складу, приміром, про відрядження, накладення дисциплінарних стягнень, а також більшість первинних бухгалтерських документів та переважна частина службових листів. Строк зберігання «5 років» встановлюють, зокрема, для статистичних звітів, документів (аналітичні довідки, доповідні записки) про стан роботи з розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян, договорів про матеріальну відповідальність тощо. Визначаючи строки зберігання документів та вилучаючи документи для знищення, слід обов’язково звертати увагу на примітки, які мають деякі статті Переліку № 41. Наприклад, первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо), не можна вилучати для знищення лише на підставі того, що закінчився трирічний строк їх зберігання. Адже згідно з приміткою до статті 316 Переліку № 41 вилучення зазначених документів для знищенняможливе лише за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. Тривалий строк зберігання документів До документів, що мають тривалий строк зберігання (понад 10 років), належать, зокрема, деякі види документів з питань охорони праці — акти розслідування професійних захворювань та отруєнь акти, висновки, протоколи розслідувань нещасних випадків тощо. Окрему групу в категорії документів з тривалим строком зберігання (75 років) становлять документи з особового складу — накази з особового складу, картотеки до наказів з особового складу, книги обліку і видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту, книги обліку і видачі атестатів про повну загальну середню освіту. До категорії документів, що мають тривалий (понад 10 років) строк зберігання, належать також документи, для яких Переліком № 41 передбачено зберігання «до ліквідації організації». Це — основні розпорядчі, установчі, організаційні, планово-звітні, фінансові документи, що утворюються у діяльності організацій, які не віднесено до джерел формування Національного архівного фонду (НАФ). Такі організації не передають свої документи до державних архівів для постійного зберігання. Постійний строк зберігання документів Для документів, які становлять особливу наукову та історико-культурну цінність, встановлюють постійний строк зберігання. До цієї категорії належать, зокрема, основні види організаційно-розпорядчих документів (протоколи, постанови, накази, розпорядження, рішення, звіти тощо) органів законодавчої, виконавчої та судової влади, а також підприємств, установ та організацій, діяльність яких має важливе значення для соціального, економічного, культурного розвитку країни чи окремих регіонів (областей, районів, міст). Документи з постійним строком зберігання передають до державних архівів у встановленому порядку. Експертиза цінності документів Після закінчення тимчасових і тривалих строків зберігання документи можуть бути вилучені для знищення. Відповідно до статті 6 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 р. № 3814-ХІІ (із змінами) забороняється знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності. Експертиза цінності документів — це всебічне вивчення документів та визначення їх цінності на підставі чинних засад і критеріїв. Цінність документа — це інформаційні та інші характеристики документа, що зумовлюють його значимість для особи, суспільства, держави. Порядок проведення експертизи цінності документів регламентовано у розділі 4 Правил № 16. У цьому розділі, зокрема, наголошено, що підприємства, незалежно від форми власності, зобов’язані не пізніше одного року з початку діяльності звернутися до державної архівної установи, у зоні комплектування якої вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до НАФ. На підставі цієї експертизи державна архівна установа ухвалює рішення про включення підприємства до одного зі списків джерел комплектування НАФ[*], зокрема: • списку юридичних осіб, які передають документи до державної і комунальної архівної установи; • списку юридичних осіб, які не передають документи до державної і комунальної архівної установи.
* Відповідно до Методичних рекомендацій щодо порядку віднесення юридичних осіб до джерел формування НАФ та укладання списків, схвалених протоколом засідання Методичної комісії Державного комітету архівів України від 14 липня 2005 р. № 2. Відповідальність за недбале зберігання, псування,
незаконне знищення документів При знищенні документів необхідно суворо дотримуватися правил, встановлених нормативно-правовими актами. Порушення цих правил може спричинити кримінальну, адміністративну чи іншу юридичну відповідальність згідно із законодавством України. Наприклад, відповідно до статті 298-1 Кримінального кодексу України від 5 квітня 2001 р. № 2341-ІІІ [із змінами) умисне знищення, пошкодження або приховування документів НАФ карається штрафом від п’ятдесяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або арештом на строк до шести місяців. Ті самі дії, вчинені щодо унікальних документів НАФ, караються позбавленням волі на строк до трьох років. Якщо зазначені дії вчинені службовою особою з використанням службового становища, вони караються позбавленням волі на строк від трьох до п’яти років. Відповідно до статті 921 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 7 грудня 1984 р. № 8073-X (із змінами, далі — Кодекс про адміністративні правопорушення) недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану тягнуть за собою попередження або накладення штрафу: на громадян — від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян; на посадових осіб — від п’яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з порушень, передбачених частиною першою статті 921 Кодексу про адміністративні правопорушення, тягнуть за собою накладення штрафу: на громадян — від семи до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян; на посадових осіб — від десяти до сорока неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Тож будьте пильними і не допускайте недбалого ставлень до документів. НОРМАТИВНА БАЗА  | Кодекс України про адміністративні правопорушення від 7 грудня 1984 p. № 8073-Х (із змінами) | | Кримінальний кодекс України від 5 квітня 2001 p. № 2341-ІІІ (із змінами) | | Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 p. № 3814-ХІІ (із змінами) | | Постанова Кабінету Міністрів України «Про проведення експертизи цінності документів» від 8 серпня 2007 р. № 1004 (із змінами) | | Наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України «Про затвердження Переліку типових документів» від 20 липня 1998 р. № 41 (із змінами) | | Наказ Державного комітету архівів України «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» від 16 березня 2001 р. № 16 (із змінами) | | Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» від 12 квітня 2012 р. № 578/5 |
ЗАСТУПНИК ДИРЕКТОРА ШКОЛИ ■ № 7/2012 |
