За допомогою службових листів керівник навчального закладу інформує інші заклади (установи, організації) чи приватних осіб про певні факти, події, заходи. Ми допоможемо вам правильно складати різні види службових листів
Службове листування навчального закладу
Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між організаціями, установами, за¬кладами. їх мета — пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.
Службові листи оформлюють на бланках для листів або папері формату А4 і А5 залежно від об’єму машинописного тексту. Усі листи, що надсилають з навчального закладу, обов’язково реєструють у журналі вихідного листування.
Відповідно до пункту 3.34 Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І—III ступенів, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 23 червня 2000 р. № 240 (далі — Інструкція № 240), до складу реквізитів службових документів (бланків, наказів, довідок) належать: Державний Герб України (порядок використання визначається законом), найменування міністерства, іншого центрального (місцевого) органу виконавчої влади, найменування загальноосвітнього навчального закладу, ідентифікаційний код, індекс підприємства зв’язку, поштова адреса, номер телефону, номер рахунку в банку, назва виду документа, дата, індекс, посилання на дату та індекс вхідного документа.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У вихідному листуванні (вихідній документації) виправлення не допускаються
Різновиди службових листів
Відповідно до Інструкції № 240, до основних різновидів листів належать:
• супровідний лист;
• гарантійний лист;
• інформаційний лист;
• лист-нагадування;
• лист-запрошення;
• лист-прохання;
• лист-вимога.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Для оперативного вирішення службових питань дозволяється передача телефонограм. Телефонограми оформлюють в одному екземплярі, їх підписує керівник. Реєструють телефоногра¬ми в установленому порядку
Супровідний лист
Супровідний лист — це службовий лист, що інформує адресата про відправлення йому документів (проектів нормативно-правових актів, планів, звітів, договорів, каталогів, протоколів, актів тощо), що додаються до цього листа (див. Додаток 1).
Текст супровідного листа починають словами: «надсилаємо...», «подаємо...», «повертаємо...» тощо. Одночасно можна надати додаткову інформацію, що відображає характер управлінської ситуації, в якій здійснюється ділове спілкування.
Типові мовні звороти, що використовують для складання супровідного листа
Надсилаємо для відома і використання в роботі...
Відповідно до попередньої домовленості надсилаємо Вам..
На Ваше прохання надсилаємо Вам...
Подаємо Вам на погодження проект наказу...
Додаток 1
Зразок оформлення супровідного листа
Реквізити бланку
| Директору центру творчості
дітей та юнацтва «Промінь»
Іваненку 1.1.
|
23.05.2011 № 17
На № 76/78 від 21.05.2011
Про участь дітей у конкурсі
експериментально-дослідницьких
робіт з природознавства
«Юний дослідник»
Шановний Іване Івановичу!
Як і було домовлено, надсилаємо Вам список дітей, які братимуть участь у конкурсі експериментально-дослідницьких робіт з природознавства «Юний дослідник».
Додаток: на 3 арк. в 1 прим.
Директор Петренко П. П. Петренко
Кравченко 567 76 56 (за потреби)
Супровідні листи складають, якщо потрібно доповнити чи роз’яс¬нити основний документ (наприклад, запропонувати заходи щодо його впровадження, визначити термін виконання, роз’яснити складні моменти, зазначити мету надсилання, пояснити причину затримання тощо).
Під час складання і оформлення супровідного листа слід пам’ятати, що:
— супровідні листи доцільно складати на бланках формату А5;
— дату і реєстраційний індекс супровідного листа проставляють у день його підписання;
— адресувати супровідний лист можна як організації, так і конкретній особі;
— текст супровідного листа може складатися з одного речення;
— обов’язковим реквізитом супровідного листа є відмітка про наявність додатків, яку проставляють безпосередньо під текстом;
— супровідний лист, як правило, підписує керівник закладу.
Гарантійний лист
Гарантійний лист містить зобов’язання або підтвердження. Його адресують як установам, так і особам. Гарантуватися можуть оплата праці, послуг, оренди, якість та строки виконання роботи, повернення кредиту тощо.
Гарантійним листам притаманна правова функція, тому виклад тексту має бути гранично чітким і зрозумілим.
Якщо в листі гарантується оплата, автор має повідомити свої банківські реквізити.
Гарантійні листи підписують дві особи: керівник і відповідальна особа за фінансову діяльність навчального закладу (наприклад, бухгалтер). їх підписи засвідчують гербовою (основною) печаткою закладу (див. Додаток 2).
Інформаційний лист
Інформаційний лист повідомляє адресату відомості офіційного характеру. В інформаційних листах може бути дослівно процитовано окремі положення нормативно-правових актів, а також подано рекомендації, пропозиції, роз’яснення щодо застосування тих чи тих нормативних документів, правил поведінки в певних умовах. Іноді ці листи називають методичними.
Інформаційні листи можуть містити додатки. Обсяг інформаційного листа становить від одного абзацу до кількох сторінок.
Лист-нагадування
Лист-нагадування містить інформацію про наближення чи закінчення терміну виконання певних зобов’язань, домовленостей, проведення заходів, завдань тощо (див. Додаток 3).
Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав’язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причина затримки виконання зобов’язань може пояснюватися багатьма обставинами. Текст листа-нагадування, як правило, складається з двох частин: посилання на офіційний документ, у якому зафіксовано зобов’язання сторін, і прохання виконати ті чи ті дії.
Додаток 2
Зразок оформлення гарантійного листа
Реквізити бланку
| Директору навчального центру
«Перспектива
Бондар Д. В.
|
13.02.2011 № 8
На № 34/12 від 10.02.2011
Про навчання Петренка П. Р.
Шановний Дмитре Володимировичу!
Просимо Вас прийняти на навчання (курс «Комп’ютер для початківця») нашого працівника Петренка Павла Романовича. Оплату гарантуємо з рахунку № 6547/865544 у Голосіївському відділенні Укрсоцбанку.
Директор КОЛОМІЄЦЬ Р. В. Коломієць
Бухгалтер Миколенко З.В. Миколенко
Кравченко 567 76 56 (за потреби)
Додаток 3
Зразок оформлення листа-нагадування
Реквізити бланку
| Голові
піклувальної ради
Симиренку С. С
|
13.06.2011 № 25
Про засідання піклувальної ради
Шановний Сергію Сергійовичу!
Дозвольте Вам нагадати, що 29 червня 2011 року о 12:00 у актовій залі спеці-алізованого навчального закладу № 1547 відбудеться розширене засідання піклувальної ради.
Директор КОЛОМІЄЦЬ Р. В. Коломієць
Петриченко 765 34 98 (за потреби)
Типові мовні звороти, що використовують для складання листа-нагадування
Нагадуємо Вам...
Дозвольте Вам нагадати...
Змушені нагадати Вам...
Звертаємо Вашу увагу на те, що...
Доводимо до відома, що...
Попри кількаразові нагадування...
Лист-нагадування може містити ще одну частину — згадування про санкції, до яких буде змушений вдатись навчальний заклад — автор листа, якщо адресат не виконає необхідних дій.
Лист-запрошення
Лист-запрошення — це різновид листа-повідомлення (див. До¬даток 4). Він відрізняється від листа-повідомлення тим, що може складатися не на бланку формату А4 або А5, а на аркуші іншого формату. У таких листах дозволено використовувати різні шрифти, кольори, додаткові елементи оформлення (орнамент, малюнки) тощо.
У разі запрошення великої кількості осіб використовують трафаретні, заздалегідь виготовлені тексти запрошень. Листи-запрошення можна розсилати факсом, але в особливо урочистих випадках їх варто надсилати поштою або кур’єром.
Зазвичай, у листах-запрошеннях під час звертання до адресата (ів) використовують слова «Шановний..!», «Шановна..!», «Шановні..!».
Додаток 4
Зразок оформлення листа-запрошення
Реквізити бланку
| Голові
батьківського комітету
Власенку В. П.
|
30.04.2011 № 19
Про участь у роботі «круглого столу»
Шановний Вікторе Петровичу!
Запрошуємо Вас взяти участь у роботі «круглого столу», засідання якого відбудеться 12 травня 2011 року о 16:00 у актовій залі загальноосвітнього навчального закладу № 1001.
З повагою
Директор Коломієць Р. В. Коломієць
Кравченко 567 76 56 (за потреби)
Типові мовні звороти, що використовують для складання листа-запрошення
Запрошуємо Вас взяти участь у...
Просимо Вас взяти участь у...
Маємо честь запросити Вас...
Прийміть наше запрошення...
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Не застосовують у службових листах звертань «дорогий» чи «дорогі». їх доцільно використовувати лише у при¬ватному листуванні
Лист-прохання
Лист-прохання — це діловий лист, метою якого є одержання інформації, послуг, товарів, ініціювання певних дій, необхідних навчальному закладу — автору листа. Значна кількість управлінських ситуацій є приводом для складання листів-прохань (див. Додаток 5).
Лист-прохання містить обґрунтування прохання та його виклад. Обґрунтування має передувати викладу прохання. Однак воно може бути і відсутнім, якщо прохання є очевидним, має типовий характер, а також, якщо виконання дій, що становлять прохання, є обов’язком установи, підрозділу, посадової особи. Прохання, як правило, викладають за допомогою дієслова «просити».
Додаток 5
Зразок оформлення листа-прохання
Реквізити бланку
| Головному лікарю районної
санітарно-епідеміологічної служби
Жукевич О. П
|
15.04.2011 №_12_
Про участь у загальних зборах
працівників навчального закладу
Шановна Ольго Павлівно!
На базі загальноосвітнього навчального закладу № 1001 протягом червня-липня поточного року заплановано організувати пришкільний табір. Звертаємося до Вас із проханням взяти участь у загальних зборах працівників навчального закладу, які відбудуться 18 травня 2011 року о 16:00 у актовій залі загальноосвітнього навчального закладу № 1001, та поінформувати присутніх про основні санітарно-гігієнічні вимоги з організації роботи пришкільного табору.
З повагою
директор Швець О. І. Швець
Кравченко 567 76 56 (за потреби]
Типові мовні звороти, що використовують для складання листа-прохання
Просимо Вас повідомити...
Просимо Вас надіслати...
Просимо Вас надати відомості про...
Звертаємося до Вас із проханням щодо...
Сподіваємося на позитивне вирішення питання...
Сподіваємося, що Ви розглянете наше звернення...
В одному листі можуть міститися кілька прохань. У цьому разі використовують такі мовні звороти:
Також просимо Вас розглянути (надати, провести...)...
Одночасно просимо Вас...
Прохання можуть викладатися і в інших листах, наприклад, у супровідному, гарантійному тощо. Лист-прохання обов’язково по¬требує листа-відповіді.
Лист-вимога
Лист-вимогу складають, щоб примусити адресата виконати взяті на себе зобов’язання за умови серйозного порушення ним раніше прийнятих домовленостей і безрезультатності неодноразових нагадувань про це.
Зазвичай, лист-вимога має складну структуру. У ньому обов’язково викладають умови укладених домовленостей із посиланням на конкретні документи, суть ситуації, висувають вимоги про необхідність виконання зобов’язань.
Типові мовні звороти, що використовують для складання листа-вимоги
Вимагаємо виконати взяті на себе зобов’язання.
Терміново вимагаємо виконати (надіслати, надати)…
Вимагаємо негайного виконання ...
