ПРАВИЛО 1. Укладайте окремий трудовий договір про роботу за сумісництвом з працівниками, які працюють у вашій організації за основним місцем роботи

Частина друга статті 21 Кодексу законів про працю України (КЗпП) встановлює, що особа має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях.

Пунктом 1 Положення про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організацій, затвердженого наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінфіну України від 28.06.1993 № 43 (далі — Положення № 43), визначено, що сумісництво — це виконання працівником, крім своєї основної, іншої регулярної оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час у тій же або іншій організації або у громадянина (підприємця, приватної особи) за наймом.

Таким чином, при оформленні сумісництва з працівником слід укладати окремий трудовий договір, навіть якщо особа працюватиме за сумісництвом у тій же організації, яка є для неї основним місцем роботи.

Трудовий договір про роботу за сумісництвом (як зовнішнім, так і внутрішнім) укладається відповідно до тих самих норм законодавства, що і при прийнятті на основне місце роботи. Зокрема, у випадках, передбачених законодавством, при прийнятті на роботу за сумісництвом можна укладати строковий трудовий договір (контракт), встановлювати випробування. Так само на сумісників поширюються вимоги щодо проходження за необхідності попереднього медичного огляду. Єдина відмінність — оформлення трудових відносин відбувається без надання працівником трудової книжки, оскільки згідно з пунктом 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58), на осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуть лише за місцем основної роботи.

При укладанні трудового договору про роботу за внутрішнім сумісництвом між роботодавцем і працівником мають бути узгоджені всі основні умови такого договору: система, розмір і порядок оплати праці, тривалість робочого часу, графік роботи, встановлення випробування та його тривалість, форма працевлаштування (за сумісництвом), наявність повної матеріальної відповідальності за посадою за сумісництвом тощо.

Як правило, сумісники працюють за графіком, відмінним від графіка, визначеного правилами внутрішнього трудового розпорядку організації (далі — ПВТР).

В організаціях державної та комунальної форм власності це пов’я­зано з тим, що тривалість робочого часу сумісників в таких організаціях не повинна перевищувати половини місячної норми робочого часу (п. 2 постанови Кабінету Міністрів України «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій» від 03.04.1993 № 245; далі — Постанова № 245).

Індивідуальний графік роботи внутрішньому суміснику також може бути встановлено у випадку, коли графік його роботи за основним місцем роботи не дає можливості працювати за сумісництвом за графіком роботи, який визначено ПВТР чи графіками змінності для працівників даної категорії.

Неповний робочий день тривалістю 2 години з режимом роботи з 6:00 до 8:00 з понеділка по п’ятницю може бути встановлено двірнику — внутрішньому суміснику, який працює в цій же організації (будь-якої форми власності) за основною посадою за п’ятиденним робочим тижнем з понеділка по п’ятницю з 9:00 до 18:00 (перерва з 13:00 до 14:00) з вихідними днями у суботу і неділю.

Утім, якщо працівник працює за внутрішнім сумісництвом в організації недержавної (некомунальної) форми власності і має можливість працювати за сумісництвом повний робочий час за графіком, визначеним ПВТР (графіками змінності) для працівників даної категорії, то встановлювати для нього індивідуальний графік роботи немає потреби.

Повний робочий час (за змінним графіком: по 12 годин «ніч/через дві» з 20:00 до 8:00, у разі, якщо зміна припадає на суботу, неділю, святковий чи неробочий день — тривалість зміни 24 години, з 8:00 до 8:00) може бути встановлено сторожу — внутрішньому суміснику, який у цій же організації недержавної (некомунальної) форми власності працює за основним місцем роботи повний робочий час за п’ятиденним робочим тижнем з понеділка по п’ятницю з 9:00 до 18:00 (перерва з 13:00 до 14:00) з вихідними днями у суботу і неділю.

Нагадаємо, що відповідно до статті 24 КЗпП трудовий договір може бути укладено як в письмовій, так і в усній формі, крім випадків, коли додержання письмової форми є обов’язковим.

За письмової форми трудового договору саме у тексті трудового договору слід визначити тривалість робочого часу, графік роботи (або зазначити конкретну тривалість робочого дня/зміни, перерви та години їх початку і закінчення, або послатися на правила внутрішнього трудового розпорядку). За усної форми трудового договору вказана інформація має бути зазначена у заяві про прийняття на роботу.

ПРАВИЛО 2. Видавайте окремий наказ про прийняття на роботу за внутрішнім сумісництвом

Укладення трудового договору слід оформити наказом (розпорядженням) роботодавця про прийняття на роботу (частина третя ст. 24 КЗпП). У наказі мають бути закріплені основні умови укладеного трудового договору:

• посада;
• форма працевлаштування (за сумісництвом);
• строковість трудового договору (за потреби);
• тривалість випробування;
• тривалість робочого часу (повний/неповний);
• режим і графік роботи;
• система оплати праці (почасова/відрядна);
• розмір посадового окладу (годинна тарифна ставка);
• особливості оплати праці (пропорційно відпрацьованому часу, за фактично виконану роботу тощо);
• наявність і розмір доплат, надбавок;
• наявність повної матеріальної відповідальності тощо.

З наказом про прийняття на роботу на умовах внутрішнього сумісництва працівника слід ознайомити під особистий підпис.

ПРАВИЛО 3. Оформлюйте для внутрішнього сумісника повний комплект кадрової облікової документації

Оскільки робота за внутрішнім сумісництвом є роботою за окремим трудовим договором, то при прийнятті на роботу за сумісництвом для працівника слід оформити окремий повний комплект облікової документації.

Перш за все, на сумісника в обов’язковому порядку оформлюють основний обліковий документ — особову картку працівника(типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони України від 25.12.2009 № 495/656, введена в дію з 01.01.2010).

Порядок оформлення особової картки для сумісника має певні особливості у порівнянні з особовою карткою основного працівника.

Наприклад, графу 8 особової картки «Дата та причина звільнення (з останнього місця роботи)» заповнити неможливо, оскільки на дату прийняття на роботу за сумісництвом працівник з «останнього» (основного) місця роботи не звільнений. Також неможливо заповнити графу 6 «Останнє місце роботи; посада (професія)», оскільки основне місце роботи є не останнім, а теперішнім. Тому радимо у графі 6 вказувати вашу організацію таким чином: «Основне місце роботи: назва організації».

В особовій картці фіксується й інформація щодо наявного страхового стажу (графа 7). Практичне значення для нас з вами має страховий стаж для призначення допомоги з тимчасової втрати працездатності, тому у графі 7 особової картки радимо зазначити тривалість відповідного страхового стажу, визначеного за документами, наявними у кадровій службі (трудова книжка, довідки тощо).

На підстави цих документів також можна визначити стаж роботи сумісника, що дає право на надбавку за вислугу років.

Незалежно від того, чи ведеться на працівника особова справа за основною посадою, після прийняття на іншу посаду на умовах внутрішнього сумісництва слід оформити для сумісника окрему особову справу (ст. 495 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5).

До особової справи сумісника слід долучити картки обліку (працівник заповнює особовий листок з обліку кадрів, кадровик — внутрішній опис документів особової справи і доповнення до особового листка з обліку кадрів), копію наказу при прийняття на умовах внутрішнього сумісництва). У подальшому до особової справи сумісника долучають копії наказів про переведення чи переміщення (що мають місце в ме­жах трудового договору, укладеного про роботу за сумісництвом), звільнення з посади за сумісництвом.

Особову справу, оформлену на сумісника, зберігають 75 років після звільнення з роботи за сумісництвом. Документи, що є підставами для видання наказів з кадрових питань (копії дипломів, заяви, дозволи тощо), зберігаються 3 роки.

ПРАВИЛО 4. Ознайомлюйте внутрішнього сумісника з локальними актами, посадовою (робочою) інструкцією, проводьте інструктаж з охорони праці та протипожежної безпеки

Статтею 29 КЗпП передбачено, що до початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов’язаний:

• роз’яснити працівникові його права і обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору;
• ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;
• визначити працівнику робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;
• проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.

Положення зазначеної статті повною мірою поширюються і на внутрішніх сумісників, адже з ними укладається окремий трудовий договір і, як правило, за іншою посадою (професією), отже й умови праці у працівника будуть іншими. Відповідно, зміст інструктажів з охорони праці і протипожежної охорони може суттєво відрізнятися від раніше отриманих інструктажів. Також іншими будуть трудові обов’язки, відповідальність, права, пільги і компенсації, тому при повторному ознайомленні з колективним договором та ПВТР працівник має звернути увагу на положення зазначених документів, що стосуються іншої посади (професії).

ПРАВИЛО 5. Якщо на посаді за сумісництвом працівник матимете доступ до персональних даних інших осіб, не забувайте отримати від нього зобов’язання про нерозголошення персональних даних

Відповідно до пункту 3 статті 10 Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI використання персональних даних працівниками суб’єктів відносин, пов’язаних з персональними даними, повинно здійснюватися лише відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов’язків. Ці працівники зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.

На практиці працівники, діяльність яких пов’язана з обробкою персональних даних інших осіб, надають письмове зобов’язання про нерозголошення персональних даних. Якщо за основною посадою працівник надав зобов’язання щодо нерозголошення персональних даних інших осіб, при цьому за посадою, яку працівник обійматиме за умовах внутрішнього сумісництва, він також матиме доступ до персональних даних, надавати повторне зобов’язання не потрібно.

Однак у разі якщо за основною посадою працівник не мав доступу до персональних даних, а як сумісник він оброблятиме такі дані, звісно, зобов’язання щодо нерозголошення є необхідним.

Докладніше про оформлення зобов’язань щодо нерозголошення персональних даних, їх облік, реєстрацію фактів надання права доступу до персональних даних та позбавлення такого права читайте у 2013 році у випуску журналу «Бібліотека Кадровика», присвяченому темі захисту персональних даних

ПРАВИЛО 6. Ведіть облік робочого часу окремо за кожною посадою (за основним місцем роботи та за сумісництвом)

Оскільки робота за основною посадою і за сумісництвом здійснюється за різними графіками роботи, то й облік робочого часу слід вести окремо за кожною посадою (професією) відповідно до встановлених графіків. Тобто, графіки роботи за кожним місцем роботи слід складати таким чином, щоб було дотримано тривалість робочого часу, встановлену кожним трудовим договором окремо, і робочий час (день/зміна) не збігалися.

Працівник зобов’язаний працювати за встановленими графіками. А роботодавець зобов’язаний вести облік використання працівником робочого часу за кожним робочим місцем окремо.

Облік використання робочого часу ведуть за типовою формою № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489.

У табелі обліку використання робочого часу роботодавець має відображати години, фактично відпрацьовані працівником відповідно до встановленого графіку роботи (у т. ч. у нічний час), години, відпрацьовані понад норму (надурочна робота, робота у вихідні, святкові і неробочі дні), дні відсутності на роботі (відпустки, хвороба, виконання громадських обов’язків, прогули тощо).

У разі якщо роботодавець оформлює один табель на усіх працівників, або у разі, якщо табелі складають окремо по структурних підрозділах, а обидва робочі місця (основне і за сумісництвом) у працівника в одному підрозділі, то у табелі його прізвище відображають двічі (у двох рядках) із зазначенням кожного робочого місця (посади/професії).  

ПРАВИЛО 7. Оформлюйте службове відрядження працівнику за тим місцем роботи, за яким він виконуватиме службове завдання у відрядженні

Пунктом 1 Розділу І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 (зареєстровано в Мін’юсті 31.03.1998 за № 218/2658; далі — Інструкція № 59) визначено, що службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Хоча дія Інструкції № 59 поширюється лише на органи державної влади, підприємства, установи та організації, що утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, наведене в Інструкції № 59 визначення терміну «службове відрядження» доцільно застосовувати для організацій усіх форм власності, оскільки іншого нормативного акту, який містив би відповідне визначення, немає.

Оскільки під час відрядження працівник має виконувати саме службове доручення, то воно має бути пов’язаним з виконанням обов’язків за його посадою. Втім, може скластися ситуація, коли у відрядженні слід виконати доручення за декількома посадами, на двох з яких працює один працівник (за основним місцем і за внутрішнім сумісництвом).

У першому випадку у відрядження слід направити працівника за однією посадою, а у другому — за обома. Тобто, у першому випадку видається наказ про направлення працівника у відрядження, працівнику видають завдання на відрядження за одним з місць роботи (за основним чи за сумісництвом). У другому випадку видають два накази про відрядження та два завдання на відрядження.

ПРАВИЛО 8. Передбачайте графіком відпустки як за основною посадою, так і за посадою, яку працівник обіймає на умовах внутрішнього сумісництва; надавайте працівнику усі належні йому відпустки за кожною посадою

Стаття 2 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) визначає, що право на відпустки мають особи, які перебувають у трудових відносинах з організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи.

Оскільки внутрішній сумісник перебуває у трудових відносинах з роботодавцем «двічі», тобто, за двома трудовими договорами, то і право на відпустки він має за обома місцями роботи.

Порядок надання працівникам щорічних відпусток визначено статтею 10 Закону про відпустки.

Так, частинами п’ятою і шостою статті 10 Закону про відпустки передбачено, що право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи в організації. У разі надання працівнику зазначених щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу.

А частина десята статті 10 Закону про відпустки встановлює, що черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку

Проте порядок надання щорічних відпусток сумісникам (у т. ч. внутрішнім), має певні особливості.

Так, пунктом шостим частини сьомої статті 10 Закону про відпустки визначено, що щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи в організації за бажанням працівника надаються сумісникам — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи.

Також сумісник має право на відпустку без збереження заробітної плати, що за його бажанням має бути надана в обов’язковому порядку, на термін до закінчення відпустки за основним місцем роботи (п. 14 ст. 25 Закону про відпустки).

Зверніть увагу, що на державних і комунальних підприємствах відпустки сумісникам мають надаватися одночасно з відпустками за основним місцем роботи (п. 3 Постанови № 245).

Таким чином, до графіку відпусток включаємо працівника за обома місцями роботи: за основною посадою і за посадою за сумісництвом. Причому у державних і комунальних організаціях відпустки за обома місцями роботи мають бути заплановані на один і той же час в обов’язковому порядку, а організаціях інших форм власності — за бажанням працівника.

Відпустки усіх видів мають надаватися працівникам незалежно від форми працевлаштування у разі, якщо працівник має на них право за умовами трудового договору (за основним місцем роботи і за сумісництвом) чи за соціальним статусом: і щорічні відпустки (основна і додаткові), і відпустки у зв’язку з навчанням, і соціальні відпустки тощо.

Проте у деяких випадках оплата відпусток сумісників має певні особливості.

Так, статтею 217 КЗпП передбачено, що за час додаткових відпусток у зв’язку з навчанням середня заробітна плата зберігається за працівниками лише за основним місцем роботи.

Така ж сама ситуація і з опла­тою додаткових відпусток тривалістю 16 календарних днів на рік особам, віднесеним до категорії 1–2 потерпілих внаслідок Чорнобильської катастрофи (передбачена п. 22 ст. 20 та п. 1 ст. 21 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.1991 № 796-XII; далі — Закон № 796). Ця відпустка є гарантованою державою пільгою, фінансується за рахунок державного бюджету, фінансування видатків по відшкодуванню витрат на оплату відпусток, що надаються особам, віднесеним до категорій 1 та 2, провадиться відповідно до статті 1 Закону України «Про формування, порядок надходження і використання коштів Фонду для здійснення заходів щодо ліквідації наслідків Чорнобильської катастрофи та соціального захисту населення» від 10.02.2000 № 1445-III, за рахунок коштів Фонду, а не за рахунок коштів організації.

При цьому, згідно з пунктом 5 Порядку використання коштів державного бюджету для виконання програм, пов’язаних із соціальним захистом громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20.09.2005 № 936 (далі — Порядок № 936), виплата компенсацій та допомоги певних видів, передбачених Законом № 796, проводиться за місцем основної роботи (служби) громадян організаціями та фізичними особами — суб’єктами підприємницької діяльності без утворення юридичної особи, та військовими частинами.

А частиною першою статті 23 Закону про відпустки передбачено, що за рахунок коштів організацій, призначених на оплату праці, або за рахунок коштів фізичної особи, в якої працюють за трудовим договором працівники, здійснюються витрати лише на оплату відпусток, передбачених Законом про відпустки.

Оскільки «чорнобильська» відпустка Законом про відпустки не передбачена, а її оплата для працівників-сумісників не передбачена Порядком № 936, то за час такої відпустки сумісникам заробіток не зберігається.

ПРАВИЛО 9. Виплачуйте працівнику допомогу з тимчасової втрати працездатності за обома місцями роботи

Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з виробництвом, оплачується за усіма місцями роботи.

Так, відповідно до пункту 1 статті 51 Закону України «Про загально­обов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 № 2240-III підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності і по вагітності та пологах є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності, а в разі роботи за сумісництвом — копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи.

Відповідно до пункту 21 постанови Кабінету Міністрів України «Про обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним со­ціальним страхуванням» від 26.09.2001 № 1266 оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця здійснюються на підставі копії листка непрацездатності, виданого в установленому порядку, засвідченої підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи та довідки про середню заробітну плату за основним місцем роботи.

На відміну від зазначеної допомоги, відповідно до пункту 2.3 постанови Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань «Про затвердження Порядку призначення, перерахування та проведення страхових виплат» від 27.04.2007 № 24 (далі — Постанова № 24), допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, пов’язаною з нещасним випадком або професійним захворюванням на виробництві, призначається та виплачується страхувальником за місцем роботи потерпілого, де стався страховий випадок. Виплата допомоги у зв’язку з тимчасовою непраце­здатністю за перші п’ять днів тимчасової непрацездатності потерпілого проводиться за рахунок коштів страхувальника, а починаючи з шостого дня непрацездатності — за рахунок коштів Фонду.

Якщо потерпілий працює за сумісництвом, допомога призначається і виплачується страхувальником за місцем роботи, де стався страховий випадок. При цьому враховується заробітна плата за основним місцем роботи та за сумісництвом на підставі довідок про середню заробітну плату (п. 2.4 Постанови № 24).

ПРАВИЛО 10. Оформлюйте звільнення працівника окремо за кожним місцем роботи

Оскільки трудові договори за основним місцем роботи і за сумісництвом є самостійними трудовими договорами та укладаються окремо, то і припиняти такі трудові договори слід окремо за наявності законних підстав.

Підстави для припинення трудових договорів, як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом, передбачені статтями 36, 38, 39, 40, 41, 45 КЗпП.

Пунктом 8 Положення № 43 передбачена додаткова підстава для звільнення сумісника — у разі прийняття працівника, який не є сумісником, чи обмеження сумісництва у зв’язку з особливими умовами та режимом праці. Однак ця підстава діє лише для організацій державної та комунальної форми власності, оскільки саме на них поширюється дія Положення № 43.

Звільнення працівника з основної роботи і з роботи за внутрішнім сумісництвом може відбуватися як одночасно, так і в різний час, як за однаковими підставами, так і за різними.

Працівник вирішив припинити роботу за сумісництвом, при цьому бажає продовжувати працювати за посадою, яка є для нього основною. У такому разі він подає заяву про звільнення за власним бажанням з роботи за сумісництвом. Роботодавець видає наказ про звільнення на підставі статті 38 КЗпП. Після звільнення з роботи за сумісництвом працівник продовжує працювати за основною посадою.

Так само працівник може знайти собі іншу основну роботу і звільнитися з вашої організації, продовжуючи працювати в ній на умовах сумісництва. Але у цьому разі воно вже, звісно, не вважатиметься внутрішнім.

При одночасному звільненні з основної посади і посади за сумісництвом працівник може обрати різні підстави звільнення.

Важливо, що одночасне звільнення з роботи за сумісництвом і з осно­вної роботи оформлюють окремими наказами.

ПРАВИЛО 11. Виплачуйте при звільненні компенсацію за невикористані відпустки (відраховуйте із зарплати кошти за невідпрацьовану щорічну відпустку) за кожним місцем роботи окремо

Частиною першою статті 24 Закону про відпустки передбачено, що у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткову відпустку працівникам, які мають дітей. А частина перша статті 22 Закону про відпустки передбачає, що у разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець провадить відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Частиною другою статті 22 Закону про відпустки визначено, за яких підстав звільнення такі відрахування не провадяться, а частина третя цієї статті додає до переліку й випадок припинення трудового договору у разі смерті працівника.

Закон про відпустки не передбачає жодних особливостей компенсації невикористаної щорічної відпустки і відпустки працівникам, які мають дітей (відрахувань із заробітної плати за дні невідпрацьованої щорічної відпустки) для сумісників.

Отже, при звільненні внутрішнього сумісника роботодавець зобов’язаний виплатити йому компенсацію за невикористану ним щорічну відпустку, а також додаткову відпустку працівникам, які мають дітей, або ж відрахувати із заробітної плати кошти за дні щорічної відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року в порядку, визначеному Законом про відпустки.

У разі одночасного звільнення працівника з основного місця роботи та з роботи за внутрішнім сумісництвом, роботодавець має провести відповідні розрахунки по кожному місцю роботи і виплатити компенсацію (або відрахувати кошти) по кожному з них.

ПРАВИЛО 12. Вказуйте у трудовій книжці про роботу за сумісництвом за бажанням працівника

Порядок внесення до трудових книжок записів про роботу за сумісництвом визначений частиною сьомою пункту 2.14 Інструкції № 58.

Робота за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться роботодавцем за основним місцем роботи за бажанням працівника.

Оскільки запис про роботу за сумісництвом має вноситися «окремим рядком» (а не «рядками»), такий запис можна внести лише після звільнення працівника, адже в одному рядку (реченні) необхідно зафіксувати відомості і про дату прийняття, і про дату звільнення працівника з роботи за сумісництвом (див. Додаток). Як підставу внесення запису до трудової книжки слід зазначити накази про прийняття на роботу за сумісництвом і про звільнення з роботи за сумісництвом.

Своє бажання про внесення запису до трудової книжки про роботу за сумісництвом працівник може висловити у письмовій заяві. Наявність такої заяви допоможе уникнути конфліктних ситуацій у разі, якщо працівник згодом «передумає» і вирішить, що запис у трудовій книжці про роботу за сумісництвом, наприклад, прибиральником службових приміщень йому не потрібний.

ПРАВИЛО 13. Відрізняйте внутрішнє сумісництво від суміщення професій (посад)

Дійсно, суміщення і сумісництво часто плутають. Утім, різниця між ними суттєва (див. Табл.).

Відмінності між внутрішнім сумісництвом і суміщенням професій (посад)

Внутрішнє сумісництво	Суміщення
Час виконання роботи
Сумісництво передбачає виконання іншої регулярної оплачуваної роботи на умовах окремого трудового договору у вільний від основної роботи час	Суміщення передбачає виконання працівником поряд зі своєю основною роботою, що обумовлена трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) протягом встановленої законодавчо тривалості робочого дня (робочої зміни) (інструкція Держкомпраці СРСР, Міністерства фінансів СРСР та ВЦРПС від 14.05.1982 № 53-ВЛ; ст. 105 КЗпП). Як правило, суміщення професій (посад) дозволяється в межах категорії персоналу, до якої належить працівник (робітники, інженерно-технічні працівники тощо)
Оформлення
Сумісництво оформлюється наказом про прийняття на роботу	Суміщення встановлюється наказом про покладання обов’язків за певною посадою за суміщенням
Оплата
За роботу за сумісництвом нараховується заробітна плата	За суміщення професій обов’язково провадиться доплата (відповідно до статті 105 КЗпП)
Облік використання робочого часу
Облік використання робочого часу за посадою за сумісництвом ведеться окремо від обліку використання робочого часу за основною посадою	Робота за суміщенням у табелі обліку використання робочого часу не відображається

Суміщення професій (посад) грунтується на тому, що суміщувана посада є в штатному розписі підприємства, але залишається вакантною, отже за посадою утворюється економія фонду заробітної плати, за рахунок якої і встановлюють доплату. За відсутності вакансії встановити доплату за суміщення неможливо. Доплату за суміщення вакантної посади можна встановити одному працівнику, або ж розподілити між кількома працівниками залежно від обсягу додатково виконуваних робіт.

СТАНЕ У ПРИГОДІ

Прийняття на роботу: крок за кроком Контракт: підстави та особливості застосування

(журнал «Бібліотека Кадровика», № 6/2012)

Стаття до теми

Наказ про прийняття за сумісництвом: оформлюємо за типовою формою

(№ 6/2011)

Ви маєте це знати

Особові справи в обов’язковому порядку ведуть на працівників певних категорій

Особова справа — це сукупність документів, що містять найповніші відомості про працівника, біографічні дані, зокрема, відомості про освіту, трудову діяльність, військову службу, сімейний стан, місце проживання, державні нагороди (відзнаки), заохочення, накладання і зняття стягнень та інші відомості.

З урахуванням статей 493–495 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5 (діє з 01.01.2013), особові справи в обов’язковому порядку ведуть на працівників певних категорій (керівники, професіонали (у т. ч. науковці), фахівці, технічні службовці; державні службовці; сумісники; працівники громадських організацій, у т. ч. представники профкому); необхідність ведення особових справ на працівників інших категорій організація визначає самостійно, враховуючи власні можливості, у т. ч. кількість працівників кадрової служби, умови для зберігання документів тощо.

Порядок формування особових справ в організаціях регламентується пунктом 3.2.12 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 (зареєстровані в Мін’юсті 08.05.2001 за № 407/5598)

Наша порада

Фіксуйте інформацію про те, що на працівника ведеться кілька особових справ, у Журналі обліку особових справ

Аби інформація про те, що для працівника в організації ведуться дві (або більше) особові справи, «не загубилася», доцільно фіксувати відповідну інформацію у Журналі обліку особових справ. Наприклад, у графі «Примітки» реєстраційного запису про особову справу працівника за основним місцем роботи зазначити: «Див. також запис № (реєстраційний номер особової справи, оформленої за посадою за сумісництвом)». Аналогічно у графі «Примітки» реєстраційного запису про особову справу працівника за сумісництвом варто зробити посилання на реєстраційний номер особової справи за основною посадою

http://www.kadrovik01.com.ua/mcfr-kadry/our_publications/2013/01/308199/vnutrishnye_sumisnitstvo_13_vazhlivikh_pravil/